คู่มือการจัดการแผนการทำงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

Photo belongs to only alice
ลองมาฝึกจัดการกับแผนการทำงานของเราให้เป็นระบบเพื่อให้องค์กรของเราสามารถเติบโตได้กันดีกว่า!

บ่อยครั้งที่เจ้าของธุรกิจอย่างเราๆ นั้นมีไอเดียที่ดีหลายๆ อย่างผุดขึ้นมาในระหว่างวัน แต่น่าเสียดายที่ไม่ทันไรเราก็เผลอลืมไปเสียแล้ว หรือบ่อยครั้งที่เราตั้งใจที่จะดำเนินการบางอย่าง แต่สุดท้ายก็ทำได้ไม่สมบูรณ์อย่างที่คาดหวังไว้เพราะพลั้งเผลอลืมปัจจัยบางอย่างไป แม้ว่าเรื่องเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน ทว่าเรานั้นก็ไม่ได้อยากให้เกิดสักเท่าไร เนื่องจากไอเดียต่างๆ ที่เผลอลืมไป หรือความพร้อมของแผนงานเหล่านี้ อาจช่วยเพิ่มรายได้และกำไรที่มากกว่าในการทำธุรกิจก็ได้ ดังนั้นแทนที่จะคิดว่าเรื่องเหล่านี้คือเรื่องธรรมดาแล้ว ลองมาฝึกจัดการกับแผนการทำงานของเราให้เป็นระบบเพื่อให้องค์กรของเราสามารถเติบโตได้กันดีกว่า

Step 1: ลิสท์ไอเดีย + สิ่งที่ต้องทำ

ในแต่ละวันนั้นไอเดียต่างๆ ที่มีทั้งดีและไม่ดี ใช้ได้และใช้ไม่ได้ผุดขึ้นมาอยู่ตลอดเวลา ซึ่งบางไอเดียที่เราคิดขึ้นมาได้นั้นเราก็ตัดสินใจทิ้งมันไปเพราะคิดว่าไอเดียนี้เป็นไปไม่ได้โดยที่ยังไม่ได้ใช้เวลาไตร่ตรองให้ดีก่อน ดังนั้นยังไม่ต้องกังวลเลยว่าความคิดไหนจะสามารถนำไปต่อยอดได้หรือไม่ เพียงแค่ลิสท์ความคิดและสิ่งที่อยากทำออกมาให้ได้ทั้งหมดก่อน เพราะสิ่งที่เราลิสท์ออกมานั้นบางทีก็ใหญ่เกินกว่าที่จะตัดสินใจว่าจะทำหรือไม่ทำได้ภายในวันเดียว ซึ่งขั้นตอนการจัดการแผนทำงานอย่างเป็นระบบเริ่มได้ดังนี้

1) ร่างหัวข้อใหญ่ขึ้นมาตั้งชื่อว่า “ไอเดีย/สิ่งที่อยากทำ”

2) สร้างหัวข้อย่อยออกมาโดยดูจากแต่ละภาคส่วนที่เกี่ยวข้องของธุรกิจเราเอง (ตัวอย่างเช่น การเงิน, การตลาด, การพัฒนาธุรกิจ, การพัฒนาสินค้า, การบริการลูกค้า และอื่นๆ เป็นต้น)

3) สร้างหัวข้อย่อยเพิ่มลงไปในหัวข้อในข้อ 2) ในรายละเอียดของแต่ละส่วน (ตัวอย่างเช่น ในหัวข้อการตลาดเราอาจจะเพิ่มหัวข้อการทำ SEO เข้าไปในเว็บ หรือทำเว็บไซต์เพื่อเป็นช่องทางสำหรับสื่อสารกับลูกค้า เป็นต้น)

4) จากนั้นค่อยนำไอเดียต่างๆ ที่เราคิดได้มาลงตามหัวข้อในข้อ 3) ที่สร้างขึ้นมาอีกที (ตัวอย่างเช่น ตั้งใจว่าจะทำเว็บ www.[ชื่อ Brand เรา]care.com

Step 2: คัดเลือก ไอเดีย/สิ่งที่ต้องทำ ในทุกๆ สัปดาห์

ในทุกๆ สัปดาห์ควรหาเวลาว่างสักวันหนึ่งในการมานั่งวิเคราะห์ไอเดียในลิสท์ที่เขียนลงมานั้นว่ามีอะไรบ้าง พร้อมทั้งลองจัดลำดับความสำคัญ และความเป็นไปได้ที่จะทำให้เกิดขึ้น เพื่อเรียงลำดับว่าไอเดียในข้อไหนควรทำก่อนและเกิดประโยชน์ต่อธุรกิจมากที่สุด ข้อแนะนำอีกอย่างหนึ่งในการเลือกหัวข้อมาลงมือทำนั้นควรเลือกมาเท่าที่ตัวเองสามารถทำได้ในระยะสั้นก่อนเพื่อไม่ให้แผนการที่มีต้องทิ้งไว้นานจนลืมไปอีก และควรประมาณตัวเองว่ามีกำลังทำมากน้อยเพียงได้ ซึ่งในช่วงแรกอาจเลือกมาเพียง 2-3 หัวข้อเพื่อพิจารณาก่อนก็ได้

Step 3: เปลี่ยนจากไอเดียมาเป็นโปรเจ็คหนึ่งของธุรกิจ

เมื่อเรารู้ว่าเราจะทำอะไรแล้วสิ่งต่อมาที่ควรทำก็คือการวางแผนเกี่ยวกับไอเดียนั้นๆ ว่าจะก่อตัวขึ้นมาเป็นรูปเป็นร่างได้อย่างไรโดยการลองมานั่งคิดดูว่าเราจะต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้โปรเจ็คที่ว่าสำเร็จ ยังขาดการเรียนรู้อะไรเพิ่มเติมอีกหรือไม่ เช่น ถ้าเราต้องการจะทำเว็บไซต์ของแบรนด์เพื่อเป็นช่องทางการสื่อสารกับลูกค้า เราก็ต้องคิดก่อนว่าเราจะไปถึงจุดนั้นได้อย่างไร สำหรับคนที่มีเวลาก็อาจเลือกวิธีการศึกษาการทำเว็บด้วยตัวเองแล้วค่อยลงมือทำ หรือถ้าการทำเว็บเป็นเรื่องด่วนก็อาจเลือกใช้วิธีจ้างผู้ที่ความสามารถในด้านนี้มาทำก็ได้ เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดนี้คือสิ่งที่เราจะต้องลิสท์ออกมาให้เป็นลำดับว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง นอกจากนั้นเรายังควรที่ตั้งปัจจัยอื่นๆ ในการทำงานดังนี้

1)      หาคำตอบให้ได้ว่าอะไรที่จะเป็นตัวผลักดันให้โปรเจ็คนี้สำเร็จ หรืออะไรที่เป็นอุปสรรคของการทำโปรเจ็คเหล่านี้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์โอกาสในการทำเป้าหมายให้สำเร็จมากขึ้นและเตรียมตัวรับมือกับปัญหาที่ไม่ทันคาดคิด

2)      กำหนดเป้าหมายย่อยๆ ไว้ด้วย เพื่อคอยวัดผลว่าตอนนี้เราอยู่ที่จุดไหนและลงมือทำไปได้กี่เปอร์เซ็นแล้ว พร้อมทั้งประเมินผลของกระบวนการที่ทำมาว่ามีจุดไหนที่ควรนำไปปรับแก้ไขในอนาคตบ้าง

3)      กำหนดวันที่สิ้นสุดของเป้าหมายหลักและช่วงเป้าหมายย่อยๆ เพื่อเป็นการผลักดันให้ตัวเองทำให้ได้ตามเวลาที่กำหนดก่อนที่จะเริ่มทำโปรเจ็คอื่นๆ ต่อไป

เครื่องมือแนะนำสำหรับการจัดการแผนการ

Google Drive

Google Drive ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือยอดนิยมสำหรับหลายๆ องค์กรที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเครื่องมือชนิดนี้ค่อนข้างใช้ง่าย และถ้ามี gmail อยู่แล้วก็ไม่ต้องสมัครอะไรเพิ่มเติม อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ใช้ฟรีด้วย ซึ่งรูปแบบเครื่องมือนั้นก็เสมือนมี Microsoft Word ที่เก็บไว้บนโลกออนไลน์ และสามารถแบ่งปันกับผู้อื่นได้ ทำให้เราสามารถใช้เครื่องมือตัวนี้ได้ทุกๆ ที่ทุกเวลาผ่านทางอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้อย่างสะดวกสบาย เราสามารถนำ Google Drive มาปรับใช้กับการจัดการแผนงานต่างๆ เพื่อจัดการอย่าง่ายดายโดยการสร้าง Root Folder และ Sub Folder ต่างๆ ตามใน Step 1 เพื่อให้สามารถจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ และช่วยให้สะดวกมากขึ้นในกรณีที่ทำงานกันหลายๆ คนด้วย

Evernote

อีกเครื่องมือที่อยากมาแนะนำก็คือ Evernote ซึ่งเป็นเครื่องมือฟรีที่ใช้สำหรับจดไอเดีย หรือสิ่งที่อยากทำต่างๆ ที่เราคิดขึ้นมาได้ไม่ว่าอยู่ที่ใดก็ตามก็สามารถใช้ application Evernote ผ่านทางอุปกรณ์ต่างๆ ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ ซึ่งนับว่าเป็นเครื่องมือที่สะดวกสบายมากในการจดบันทึกขนาดสั้นๆ ก่อนที่จะมีเวลานำลงไปใส่ Google Drive เพื่อนำไปพิจารณาหัวข้ออีกทีในแต่ละสัปดาห์

ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม

-   ในการลิสท์แผนงานและกำหนดการต่างๆ อาจใช้สีที่ต่างกัน เช่น งานที่ทำสำเร็จแล้วอาจใช้สีเขียว ที่ดำเนินการใช้สีเหลือง เป็นต้น เพราะสีเขียวที่อยู่บนแผนทั้งหมดนี้ล่ะที่จะคอยเป็นแรงกระตุ้นให้เราทำงานที่เหลือเสร็จเป็นสีเขียวได้ในแต่ละสัปดาห์

-    กระบวนการ หรือแผนงานต่างๆ อาจไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจของเราเพียงอย่างเดียวเสมอไป เพื่อเพิ่มความแปลกใหม่ หรือจัดชีวิตให้เป็นระบบด้วยนั้น เราสามารถนำสิ่งต่างๆ ที่อยากทำในชีวิตมากำหนดวางแผนงานได้ด้วยเช่นกัน โดยอาจลดความตึงเครียดของเงื่อนไขต่างๆ ให้น้อยกว่าแผนงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็ได้ อย่างเช่น เราอาจกำหนดเอาไว้ว่าในแต่ละสัปดาห์จะออกกำลังกายอย่างน้อยหนึ่งครั้ง หรือพยายามที่จะนอนให้ได้ครบ 8 ชั่วโมงในทุกๆ วัน เป็นต้น

-    กระบวนการเหล่านี้จะไม่มีประโยชน์อะไรเลยถ้าหากเราขาดระเบียบวินัยในการทำตามแผนงาน เช่น ทำงานไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนดบ้าง หรือไม่พยายามคิดหาอะไรใหม่ๆ เพื่อเปลี่ยนมาเป็นโปรเจ็คในการทำธุรกิจบ้าง การทำแบบนี้จะเป็นปัญหาที่ทำให้แผนงานต่างๆ ที่คิดไว้จะไม่มีวันเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นต้องอย่าลืมที่จะมีวินัยในตัวเองตั้งแต่เริ่มและพยายามทำให้ติดเป็นนิสัยในแต่ละวัน และในแต่ละสัปดาห์อย่างสม่ำเสมอ

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์