ขั้นตอนการเขียนอีเมลทางธุรกิจ

การเขียนอีเมล์เพื่อส่งและตอบรับเป็นศิลปะีที่ผู้ประกอบการควรเรียนรู้

ปัจจุบันรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือที่รู้จักกันทั่วไปในชื่อสั้นๆว่า "อีเมล" กำลังได้รับความนิยมเป็นอย่างสูง และได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือการสื่อสารระหว่างกันในแวดวงการทำธุรกิจไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ด้วยความที่มันมีประโยชน์มากมายหลากหลายประการทั้งใช้งานง่าย สะดวก เข้าถึง และไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆเลย จึงทำให้อีเมลกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารแบบสากลและสารพัดประโยชน์ แต่ผู้ประกอบการเคยถามตัวเองบ้างหรือไม่ว่าอีเมลที่กำลังส่งถึงลูกค้านั้นมีรูปแบบที่ถูกต้องแล้วหรือยัง ซึ่ง INCquity ขอถือโอกาสนี้นำเสนอรูปแบบวิธีการเขียนอีเมลสำหรับองค์กรธุรกิจที่ถูกต้อง โดยมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

หลักการเขียน

อย่างแรกผู้ประกอบการต้องถามตัวเองก่อนว่า่ผู้ประกอบการกำลัง “เขียนถึงใคร” เพื่อที่จะได้เลือกใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายได้ถูกต้อง หลังจากนั้นก็กำหนดรายละเอียดที่จะต้องถูกบรรจุลงไปในข้อความภายในอีเมลทั้งในส่วนของวัน เวลา สถานที่ ราคา หรือเงื่อนไขต่างๆ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้ประกอบการต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการสื่อสารให้ชัดเจนว่าเขียนไปเพื่ออะไร เช่น สื่อสารตามปกติ แจ้งให้ทราบ เพื่อพิจารณา หรือโน้มน้าวชักจูงให้ซื้อสินค้า เป็นต้น แล้วค่อยกำหนดรูปแบบการเขียนอีเมลว่าควรใช้ลักษณะอย่างไร มีกี่ย่อหน้า และแต่ละย่อหน้ากล่าวถึงเรื่องอะไรบ้าง เป็นต้น

ต่อมาคือ ขั้นตอนระหว่างเขียน ผู้ประกอบการต้องลำดับใจความภายในอีเมลให้เป็นเหตุเป็นผลสนับสนุนซึ่งกันและกัน คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ชัดเจนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร แล้วจึงแจ้งให้ผู้รับปลายทางของท่านทราบวัตถุประสงค์หลักว่าต้องการอะไร จากนั้นจึงเป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ให้ความสำคัญกับการรักษารูปแบบการเขียนให้ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดระยะ การเว้นย่อหน้าและวรรคตอน รวมไปถึงการใช้ภาษาให้ถูกต้อง ห้ามสะกดผิดโดยเด็ดขาดเพราะนั่นอาจทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนไปจากความหมายที่ต้องการได้ นอกจากนี้ข้อความในอีเมลจะต้องดูสะอาดและเป็นระเบียบมากเพื่อช่วยเพิ่มเติมความน่าอ่านให้กับตัวข้อความในอีเมล

สุดท้ายก็คือขั้นตอนหลังการเขียน ทุกครั้งหลังจากเขียนอีเมลเสร็จก่อนที่จะทำการส่งไปยังลูกค้าคู่ธุรกิจหรือแม้แต่พนักงานภายในองค์กรของท่าน ผู้ประกอบการควรที่จะต้องทำการตรวจสอบเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจจะมีอีก 1 – 2 ครั้งเป็นอย่างน้อย เมื่อตรวจสอบแล้วไม่พบข้อผิดพลาดแต่ประการใด จึงจะสามารถส่งอีเมลฉบับดังกล่าวออกไปยังปลายทางได้

การส่งอีเมลธุรกิจ

ก่อนทำการส่งอีเมลทางธุรกิจไปหาผู้อื่นผู้ประกอบการต้องกำหนดวัตถุประสงค์การเขียนอีเมลฉบับนั้นก่อนให้เรียบร้อยว่าท่านมีวัตถุประสงค์การเขียนเพื่ออะไร เช่น แจ้งข้อมูลข่าวสาร นัดแนะการประชุม หรือเสนอขายสินค้าและบริการ ฯลฯ ซึ่งการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยทำให้ผผู้ประกอบการสามารถกำหนดได้ว่าต้องเขียนอีเมลฉบับดังกล่าวด้วยวิธีการแบบไหนและเขียนอย่างไร ซึ่งมักจะขึ้นต้นหัวของอีเมลด้วย “เรียน............ (ชื่อ-นามสกุล ของบุคคลที่กำลังส่งไป)” จากนั้นบรรทัดต่อมาก็คือหัวข้อเรื่องที่ต้องการสื่อสารแล้วจึงเป็นในส่วนเนื่อหา ซึ่งการเขียนเนื้อหาภายในอีเมลที่ดีจะต้องกระชับสั้นและตรงกับใจความสำคัญของตัวหัวข้อเรื่องมากที่สุด ซึ่งในแต่ละย่อหน้าควรกล่าวถึงใจความสำคัญที่สุดเพียงเรื่องเดียวเท่านั้น โดยผู้ประกอบการจะต้องงัดเอาศิลปะในการเขียนออกมาใช้อย่างเต็มที่ในการสื่อสาร แล้วจึงจบด้วยย่อหน้าบทสรุปว่าผู้ประกอบการต้องการให้ผู้รับอีเมลของท่านทำอะไรหรือเข้าใจว่าอย่างไร เป็นต้น จากนั้นจึงลงท้ายด้วยชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และช่องทางการติดต่อของท่านพร้อมขอแสดงความนับถืออีกหนึ่งครั้ง เป็นการจบขั้นตอนหลักของการเขียนอีเมลเพื่อส่งไปยังบุคคลอื่นๆ แบบเป็นทางการ

การตอบกลับอีเมลธุรกิจ

การเขียนอีเมลเพื่อตอบกลับแบบทางการมักจะมีลักษณะการเขียนที่เหมือนกับอีเมลที่ส่งไปทุกประการแต่จะแตกต่างกันตรงที่ในส่วนของย่อหน้าแรกของเนื้อหาจะเป็นการเท้าความถึงที่มาของอีเมลฉบับนี้ว่ามีที่มาจากอะไร (ส่วนมากก็คืออีเมลที่ได้รับจากคนที่กำลังตอบกลับในขณะนี้) เช่น “จากการที่บริษัทของท่านได้ส่งราคากลางมาเสนอขายยังบริษัทของเราทางอีเมลเมื่อวันที่............” จากนั้นในส่วนของย่อหน้าต่อมาจึงเป็นในส่วนของคำตอบว่าทางบริษัทของท่านมีความคิดเห็นอย่างไรไม่ว่าจะเป็นการตอบตกลงหรือปฏิเสธ ซึ่งไม่ว่าคำตอบจะออกมาในทิศทางใดผู้ประกอบการต้องให้เหตุผลประกอบการตัดสินใจลงไปด้วย เพื่อเป็นการรักษาน้ำใจและผลประโยชน์โดยรวมของทางบริษัทเพื่อการติดต่อธุรกิจในอนาคต

การเขียนอีเมลเพื่อส่งข้อมูลหรือตอบกลับที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นที่ผู้ประกอบการจะต้องดึงเอาทักษะทางการสื่อสารออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะการสื่อสารกันผ่านอีเมลนั้นถึงแม้จะมีข้อดีอยู่หลายด้านแต่ก็มีจุดบอดอยู่ตรงที่มันไม่สามารถถ่ายทอดความรู้สึกและสร้างอารมณ์ร่วมได้เหมือนกันการพูดจาปราศรัยระหว่างกันซึ่งๆหน้า อาจมีการเข้าใจผิดได้ ดังนั้นการรับส่งข้อความทางอีเมลจึงเป็นศิลปะืทางการสื่อสารอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการทุกคนควรเรียนรู้และนำไปปฏิบัติให้ถูกต้อง

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์