5 เทคโนโลยี ออฟฟิศไร้กระดาษ

Photo By Very Quiet

การค้นพบและการพัฒนาได้นำพาสิ่งใหม่เข้าสู่วงจรการดำเนินชีวิตอยู่เสมอ ส่วนหนึ่งที่ได้รับประโยชน์คงจะหนีไม่พ้นเรื่องการทำธุรกิจอย่างแน่นอน โดยเฉพาะในยุคที่ระบบออนไลน์และสังคม Social Media ครองเมืองอย่างในปัจจุบัน แล้วผู้ประกอบการเชื่อหรือไม่ว่าตอนนี้มีเทคโนโลยีที่สามารถทดแทนกระดาษและช่วยอำนวยความสะดวกในการทำธุรกิจแล้ว

Nitro PDF

โปรแกรมจัดการงานเอกสารยอดนิยมของหนุ่มสาวชาวออฟฟิศคงหนีไม่พ้นโปรแกรมในกลุ่มตระกูล PDF (Portable Document Format) อย่างแน่นอนเพราะสะดวกในการใช้งาน คนส่วนใหญ่รู้จักและนิยมใช้เฉพาะ Adobe Acrobat เนื่องจากติดตาและคุ้นเคยกับเชื่อเสียงที่โด่งดัง แต่โอกาสนี้ขอเสนอโปรแกรมทางเลือกอีกหนึ่งโปรแกรมเพื่อสร้างงานเอกสารเป็น PDF ด้วย Nitro PDF ซึ่งราคาถูกกว่า แถมยังมีคุณสมบัติเพิ่มขึ้นซึ่งเอื้อประโยชน์ให้การทำงานในรูปแบบงานเอกสาร ทั้งการแก้ไข ความเร็วในการประมวลผล และความเสถียรของโปรแกรมที่ค่อนข้างสูง จึงเป็นทางเลือกใหม่ในการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อลดการพึ่งพากระดาษ

PDF995 ไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูง

หากลงโปรแกรมแปลงเอกสารเป็น PDF อย่าง Adobe Acrobat และ Nitro PDF เป็นเรื่องยากและสลับซับซ้อนสำหรับผู้ประกอบการ ขอเสนอทางออกที่ง่ายกว่านั้นด้วยการดาวน์โหลดไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูงอย่าง PDF995 ที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถแปลงงานเอกสารให้ออกมาในรูป PDF ได้ ลดปัญหาเรื่องขั้นตอนการแปลงไฟล์ ฟอนต์ตัวอักษรที่ิอาจตกหล่นหรือเครื่องอ่านไม่ออก เพียงแค่คลิกติดตั้ง จากนั้นตัวโปรแกรมจะไปปรากฎอยู่บนเมนูคำสั่งของทุกโปรแกรมทันที เมื่อใดก็ตามที่ต้องการแปลงงานให้อยู่ในรูปของ PDF ก็สั่งพิมพ์แล้วตั้งค่าเป็น PDF เท่านั้นก็เรียบร้อย ที่สำคัญ PDF995 เป็นไดร์ฟเวอร์แจกฟรีไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น 

Fax to E-mail

เปลี่ยนจากการใช้เครื่องโทรสารมาเป็นระบบอีเมล เครื่องส่งเอกสารเป็นเทคโนโลยีการทำงานสมัยเก่าซึ่งนับวันจะยิ่งล้าสมัยไปทุกที ผู้ประกอบการควรเปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมลเพื่อการรับส่งเอกสารสำคัญแทน เพราะสะดวกและประหยัดกว่ามาก วิธีนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อได้ตกลงทำความเข้าใจระหว่างผู้ประกอบการและลูกค้าผู้มาติดต่อเพื่อตั้งค่ามาตรฐานการใช้งานให้เหมือนกัน โดยขอเอกสารทุกชิ้นอยู่ในรูปแบบ PDF เพราะมีความเป็นสากลซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ทุกแบบสามารถรองรับได้

เซ็นสัญญาออนไลน์

เปลี่ยนการเซ็นสัญญาลงบนกระดาษมาใช้วิธีเซ็นผ่านระบบออนไลน์ การเซ็นสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ ซึ่งแต่เดิมมักจะเซ็นลงบนกระดาษเพียงอย่างเดียว แต่รูปแบบใหม่ที่อยากจะขอแนะนำคือเปลี่ยนมาทำสัญญาซื้อขายแลกเปลี่ยนระหว่างกันผ่านระบบออนไลน์ เช่นที่เว็บไซต์ echosign ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่เชี่ยวชาญเรื่องดังกล่าวโดยตรง เพียงแค่บริษัทของผู้ประกอบลงทะเบียนเข้าใช้งานที่เว็บไซต์ดังกล่าว จากนั้นจะได้รับรหัสความปลอดภัยเพื่อใช้ตั้งค่าต่างๆ แล้วจึงเริ่มอัพโหลดเอกสารขึ้นเว็บไซต์พร้อมทั้งใส่อีเมลของผู้ที่เราต้องการจะให้เซ็นลงไป ทางระบบก็จะส่งสำเนาเอกสารไปให้ผู้รับเซ็นอัตโนมัติและจัดเก็บลงในฐานข้อมูลซึ่งผู้ประกอบการสามารถเรียกดูได้ทุกเมื่อ จึงเป็นวิธีที่น่าสนใจมากนอกจากลดการใช้กระดาษแล้วยังเป็นวิธีประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวกสบาย อีกทั้งยังปลอดภัยขึ้นอีกด้วย

สร้างและบันทึกข้อมูลลงบนฐานข้อมูลออนไลน์

ถ้าธุรกิจมีข้อมูลเอกสารเก็บไว้เป็นจำนวนมาก วิธีจัดการที่ดีที่สุดคือฝากไฟล์และเอกสารเหล่านั้นไว้กับเว็บไซต์ที่ให้บริการเป็นการเฉพาะ เช่น box.net Dropbox Mozy และ Backblaze เป็นต้น เว็บไซต์เหล่านี้้รับฝากข้อมูลฟรีไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่สมัครสมาชิกและกำหนดรหัสผ่านก็สามารถใช้งานได้ทันที โดยการเริ่มอัพโหลดเอกสารต่างๆ เก็บเอาไว้ในเว็บไซต์เป็นวิธีประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องกระดาษและพื้นที่เก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์ได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังช่วยอำนวยความสะดวกเพราะสามารถเรียกดูข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา แถมยังแบ่งปันให้ผู้อื่นใช้ข้อมูลร่วมกันได้อีกด้วย

เทคโนโลยีและนวัตกรรมมักเป็นปัจจัยสำคัญช่วยให้ธุรกิจเจริญก้าวหน้าและลดต้นทุนลงได้อยู่เสมอๆ ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่จะต้องหมั่นศึกษาเรื่องของเทคโนโลยีแล้วนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมและไปด้วยกันได้กับธุรกิจ จึงจะได้ชื่อว่าเป็นผู้ประกอบการที่มีวิสัยทัศน์และรู้จักการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเพื่อความสำเร็จอย่างแท้จริง

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์