ทำอย่างไรเมื่อลูกค้ามาเยือนบริษัท

การต้อนรับที่ดีจึงเป็นเสมือนพรมแดงนำกิจการไปสู่ความสำเร็จในอนาคต

 ด้วยความที่ออฟฟิศเป็นแหล่งรวมตัวของเหล่ามดงานเสียส่วนใหญ่ีบรรยากาศโดยรวมจึงไม่เอื้อต่อการต้อนรับลูกค้าหรือแขกสำัคัญสักเท่าไหร่นัก แต่บางสถานการณ์ผู้ประกอบการก็ไม่ได้มีตัวเลือกมากนักจึงทำให้ออฟฟิศต้องกลายมาเป็นสถานที่ต้อนรับลูกค้าอยู่บ่อยๆ จึงเกิดคำถามตามมาว่า “ควรต้อนรับลูกค้าอย่างไรให้เหมาะสมและดูให้เกียรติไปด้วยในขณะเดียวกัน” ซึ่งจริงๆแล้วการใช้ออฟฟิศเป็นสถานที่รับรองลูกค้าไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด และวันนี้ INCquity ก็มีวิธีดีๆมาฝากกัน ดังนี้

แจ้งพนักงานทุกคนให้รับทราบ

ผู้ประกอบการต้องแจ้งให้พนักงานของตนเองทราบล่วงหน้าก่อนทุกครั้งที่จะมีลูกค้ามาเยี่ยมเยือนยังบริษัท เพื่อที่จะได้ให้พนักงานเตรียมพร้อม รวมไปถึงระวังกิริยามารยาททั้งทางวาจา พฤติกรรม รวมไปถึงการแต่งกายเพื่อเป็นการให้เกียรติและไม่แสดงกิริยาที่เป็นการรบกวนสมาธิในระหว่างที่ผู้ประกอบการกสนทนากับลูกค้านั่นเอง

ทำความสะอาดและจัดระเบียบออฟฟิศให้พร้อม

เพราะความที่ออฟฟิศเป็นสถานที่ทำงานมิใช่พิพิธภัณฑ์ทางศิลปะที่ถูกตกแต่งอย่างปราณีต แต่อย่างน้อยที่สุดผู้ประกอบการก็ต้องทำความสะอาดและจัดระเบียบออฟฟิศให้สวยงาม ข้าวของเครื่องใช้ที่เกะกะต้องไม่มีให้เห็นรวมถึงพวกขยะ ฝุ่น และหยากไย่ อีกด้วย

จัดสถานที่ต้อนรับขึ้นเป็นการเฉพาะ

บริษัทใหญ่ๆมักจะมีห้องที่ใช้รับรองการมาเยือนของลูกค้าเป็นการเฉพาะอยู่แล้ว แต่หากเป็นบริษัทในระดับตั้งแต่ SME ลงไปแล้วหาได้น้อยมากที่จะมีห้องรับรองลูกค้าเป็นการเฉพาะภายในบริษัท ซึ่งวิธีแก้ปัญหาในการหาสถานที่รับรองลูกค้าก็คือให้ใช้ห้องประชุมภายในบริษัทนั่นแหละเป็นที่รับรองและใช้ในการเจรจาตกลงในเรื่องธุรกิจกับลูกค้าไปก่อน เพราะ็อย่างน้อยก็ให้บรรยากาศที่เป็นทางการมากกว่าการนั่งประชุมตามโต๊ะทำงานทั่วไป

น้ำดื่มและของว่างพร้อมเสิร์ฟ

ผู้ประกอบการควรบริการน้ำดื่มและบางทีอาจมีของว่างเข้าเสริมปิดท้ายด้วย เพราะนอกจากมันจะเป็นมารยาทสากลแล้วยังเป็นการสื่อสารเชิงสัญลักษณ์ที่แสดงออกถึงความเคารพและให้เกียรติผู้มาเยือน ซึ่งบริษัทขนาดเล็กมักจะลืมกันเป็นจำนวนมากอาจจะด้วยเพราะความที่ไม่คุ้นเคยและต่างสับสนกันภายในว่าใครควรจะเป็นคนทำ ซึ่งโดยมากลูกค้ามักจะไม่เป็นฝ่ายเอ่ยปากขอน้ำดื่มจากทางผู้ประกอบการก่อน ดังนั้นผู้ประกอบการควรให้ความสนใจในเรื่องนี้เพื่อสร้างความประทับใจให้ลูกค้านั่นเอง

ห้องน้ำต้องสะอาด

ห้องน้ำเป็นอีกหนึ่งส่วนที่ผู้ประกอบการจะต้องให้ความสำคัญมากเพราะมันเปรียบเสมือนเป็นหน้าเป็นตาของทางบริษัทในทางอ้อมอีกด้วย โดยห้องน้ำควรจะสะอาดและเรียบร้อยมากที่สุดเหมาะ และพื้นห้องน้ำก็ควรจะแห้งเพราะมันคงจะเป็นการเสียหน้าอย่างมากหากทุกครั้งที่ลูกค้าอยากจะเข้าห้องน้ำ แล้วพวกเขาต้องถอดถุงเท้าหรือถุงน่องออกก่อนทุกครั้ง ซึ่งมันจะเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสมและชวนให้ลูกค้าหัวเสียอย่างยิ่ง

ของตกแต่งภายในออฟฟิศ

สิ่งที่จะทำให้ออฟฟิศดูดีและช่วยเสริมสร้างความเป็นมืออาชีพก็คือในส่วนของการออกแบบและตกแต่งภายใน โดยอยากจะขอแนะนำให้ผู้ประกอบการตกแต่งออฟฟิศด้วยประกาศนียบัตรหรือรางวัลต่างๆที่ได้รับมาจากการไปร่วมงาน รวมไปถึง ผลงานที่ผ่านมา และภาพถ่าย เพราะมันจะสามารถบอกเล่าเรื่องราวได้ดีกว่าคำพูดบทสนทนาหลายเท่าตัวนัก ทั้งยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าได้ว่าพวกเขาจะไม่ผิดพลาดในเรื่องการตัดสินใจอย่างแน่นอนที่เลือกจะร่วมวงทำธุรกิจกับบริษัทของผู้ประกอบการ อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นหัวข้อเพิ่มสีสันและทำความคุ้นเคยกันให้มากขึ้นก่อนจะเริ่มคุยงานและตกลงทางด้านธุรกิจอีกด้วย

เตรียมเรื่องที่จะใช้สนทนาให้พร้อม

การเจรจาทุกอย่างสามารถประสบความสำเร็จได้หากผู้ประกอบการมีศิลปะพร้อมทั้งวาทศิลป์ในการพูด ดังนั้นผู้ประกอบการจะต้องมีการกำหนดโครงเรื่องและหัวข้อสนทนาในการพูดคุยไว้เสียก่อนว่าควรมีหัวข้ออะไรบ้างในการพูดคุย เพราะคงจะไม่ดีเป็นแน่หากทั้ง 2 ฝ่ายมีการพูดคุยสนทนากันแบบถามคำตอบคำซึ่งมันจะสร้างความอึดอัดให้กับทั้งฝ่ายผู้ประกอบการและฝ่ายลูกค้าเป็นอย่างมาก ซึ่งหากสัมพันธภาพระหว่างทั้ง 2 ฝ่ายเป็นเช่นนี้รับรองได้ว่าการดีลธุรกิจระหว่างกันคงไม่มีทางสำเร็จเป็นแน่ ดังนั้นผู้ประกอบการจะต้องเตรียมหัวข้อเรื่องที่จะสนทนาเอาไว้ล่วงหน้าเสียก่อนทั้งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการทำงานและเรื่องที่พูดคุยกันเล่นๆเพื่อสร้างความคุ้นเคย

ออฟฟิศบริษัทเปรียบเสมือนเป็นบ้านหลังใหญ่ของการทำธุรกิจ ซึ่งสถานที่นี้มักจะถูกใช้เป็นหน้าเป็นตาในการเปิดตัวสู่สาธารณะและใช้ต้อนรับอาคันตุกะผู้มาเยี่ยมเยือนด้วยในบางครั้ง ดังนั้นออฟฟิศที่ดีจะต้องมีสภาพความพร้อมและสามารถใช้เป็นเครื่องมือช่วยเหลือในการทำธุรกิจได้ด้วย อย่าคิดให้ออฟฟิศเป็นเพียงสถานที่ที่ใช้ในการทำงานแต่เพียงอย่างเดียว เพราะในความเป็นจริงมันมีมิติและมุมบางมุมที่สามารถช่วยส่งเสริมการทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จได้ด้วยนั่นเอง

 

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์