วิธีจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่าให้เอกสารทำให้ชีวิตคุณยุ่งเหยิง
ใช้กระดาษสีทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษแยกเพื่อเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด

คุณรู้สึกหรือไม่ว่านับวันออฟฟิศหรือไม่เว้นแม้กระทั่งบนโต๊ะทำงานของคุณเองยิ่งเต็มไปด้วยกองเอกสารมากมายที่กองสุมกันจนคุณแทบต้องแหวกมันเพื่อแทรกตัวเข้าไปทำงาน แถมเวลาที่จำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญสักใบ คุณก็ต้องใช้เวลาค้นหาข้ามวันข้ามคืน บ้างก็เจอ บ้างก็ไม่เจอ ทำเอาต้องวุ่นวายจัดทำใหม่ หรือต้องเสียค่าปรับไปตามระเบียบจากการทำเอกสารสำคัญทางราชการหาย ที่ร้ายกว่านั้นคือข้อมูลลับสุดยอดบางอันดันเล็ดรอดไปอยู่ในมือคู่แข่งตั้งแต่เมื่อไหร่ก็ไม่รู้ หากสิ่งเหล่านั้นคือปัญหาของคุณ เราขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นสังคายนาเอกสารต่างๆเหล่านั้นให้เป็นระบบด้วยขั้นตอนดังนี้

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงานของคุณ  เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งคุณจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นคุณอาจต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

2. แยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภท

ต่อมาคุณต้องแยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภทใหญ่ๆ  คือ 

  • เอกสารที่ต้องจัดเก็บ อันได้แก่เอกสารสำคัญต่างๆที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด ใบสัญญาต่างๆ ฯลฯ เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการ เช่น ใบวางบิล ใบส่งสินค้า ใบเสร็จ ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ฯลฯ และเอกสารข้อมูลต่างๆที่จำเป็น เช่น บัญชีรายรับ- รายจ่าย รายการสินค้า หรือรายงานสถิติต่างๆ
  • เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ คือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งานแล้ว และไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บ เช่น ใบประกาศต่างๆ จดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง ฯลฯ

ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เอกสารกระจัดกระจาย  คุณอาจแยกใส่กล่องขนาดใหญ่สองใบที่เตรียมไว้ก็ได้

3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด

คุณควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยคุณต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย

หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว คุณก็ต้องจัดหมวดหมู่ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวดการเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

4. จัดเรียง

เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว คุณก็ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่งเพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก คุณอาจจัดเรียงรายการในหนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวเพื่อให้สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

5. จัดเข้าแฟ้ม

เก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ไว้ด้านล่างสุดหรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตาที่หยิบมาใช้ได้ง่าย

เป็นอันว่าการแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยคุณควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไปเพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดีสำหรับคุณ

 

หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วคุณอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้ในมาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษแยกเพื่อเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการเอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จะเป็นต้องเปิดดู

6. เก็บเข้าที่

คุณควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆจะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสารสำคัญและข้อมูลความลับต่างๆควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่น ตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้

ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้มตามลำดับอักษรที่ใช้ทั่วไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง

7. จัดทำรายการ และบันทึกการใช้เอกสาร

การจัดทำรายการเอกสารต่างๆหลังจากที่ได้ทำการจัดเก็บแล้ว  มีข้อดีคือ ทำให้คุณสะดวกในการตรวจสอบและค้นหาเอกสารต่างโดยไม่จำเป็นต้องเปิดแฟ้มดู  อีกทั้งการจัดทำบันทึกการใช้เอกสารยังทำให้คุณรู้ว่าเอกสารที่คุณตามหาอยู่ที่ไหน  และใครเอาไปใช้อีกด้วย 

8. จัดการกับเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว

ข้อแนะนำสำหรับการจัดการกับเอกสารที่ไม่ใช้แล้วมีดังนี้

ใช้เครื่องทำลายเอกสารจัดการกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของกิจการ

สำหรับเอกสารที่เป็นเอกสารทั่วไปที่หน้าหลังว่าง คุณก็สามารถเอากลับมาใช้สำหรับสำเนาหรือพิมพ์เอกสารทั่วไปอีกครั้งได้

  • หากกระดาษเอกสารทั่วไปนั้นใช้การไม่ได้แล้ว เช่น ฉีกขาด หรือมีตัวหนังสือพิมพ์ทั้งสองหน้า คุณก็สามารถทิ้ง หรือชั่งกิโลขายได้เลย
  • ในกรณีที่เอกสารเกี่ยวข้องกับความลับของกิจการ ไม่สามารถแพร่งพรายได้ คุณอาจทำลายด้วยตนเองโดยใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีในสำนักงานทั่วไปก็ได้ แต่หากคุณไม่สะดวกคุณก็สามารถติดต่อบริษัทรับทำลายเอกสารซึ่งมีทั้งที่มารับทำให้ถึงบริษัท หรือเอากลับไปทำลายให้ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบนั้นนอกจากจะทำให้การค้นหาของคุณสะดวกขึ้นแล้ว ยังช่วยทำให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานของคุณดีขึ้น มองไปทางไหนก็ไม่เจอแต่ตั้งกระดาษรกหูรกตาเหมือนแต่ก่อน แถมยังเพิ่มพื้นที่การใช้งานแทนที่จะเอาไว้กองเอกสารอีกด้วย ทั้งนี้แม้คุณจะมีการจัดการที่เป็นระบบแล้ว แต่สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงอีกอย่างหนึ่ง คือ คุณไม่ควรเพิ่มจำนวนเอกสารโดยไม่จำเป็นอีก เช่น อะไรที่สามารถจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ได้ถ้าไม่จำเป็นก็ไม่ควรพิมพ์ออกมา หรือสำเนาเอกสารเผื่อเอาไว้ทั้งที่ยังไม่มีความจำเป็นต้องใช้ เพราะมันจะทำให้คุณเปลืองกระดาษในสำนักงาน และเสียเวลาจัดการในภายหลังอีกด้วย

แม้ว่าการจัดการเอกสารในครั้งนี้อาจจะใช้เวลามากพอควร แต่รับรองว่าคุณจะประหยัดเวลาเมื่อจำเป็นต้องค้นหาเอกสารในครั้งต่อไปอย่างแน่นอน นอกจากนี้สิ่งที่คุณไม่ควรลืมคือ การจัดเก็บเอกสารนั้นควรจะทำให้เป็นนิสัย ทุกครั้งเมื่อมีเอกสารใหม่มาคุณก็ควรรีบจัดการทันที มิฉะนั้นปีหน้าคุณอาจจะต้องมาสังคายนาเอกสารเหล่านั้นอีกยกก็ได้  

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์