10 อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ขาดไม่ได้

Photo By ginnerobot with Creative Common 2.0

เมื่อเราจะเปิดกิจการใดกิจการหนึ่ง อุปกรณ์สำนักงานถือเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะอุปกรณ์สำนักงานเหล่าจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายดายมากขึ้น นอกจากนี้อุปกรณ์เหล่านั้นยังสามารถช่วยแสดงเอกษณ์ของบริษัทและยังส่งเสริมภาพลักษณ์กิจการได้อีกด้วย ดังนั้นเราควรเลือกอุปกรณ์ต่างๆ ด้วยความรอบครอบและความเหมาะสมกับธุรกิจของเราด้วย

1. โต๊ะและเก้าอี้แบบโมเดิร์น

อุปกรณ์สำนักงานอย่างแรกเลยคงต้องยกให้โต๊ะและเก้าอี้ทำงาน เพราะนอกจากประโยชน์ใช้สอยจะเป็นการให้บุคลากรนั่งทำงานแล้ว บางสถานะ โต๊ะและเก้าอี้ยังบ่งบอกตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบภายในบริษัทด้วย สังเกตได้จากดีไซน์และราคามักสูงขึ้นตามสถานะของผู้ใช้งาน ส่วนการจัดซื้อขอแนะนำให้เลือกเป็นแบบเข้าชุดหรือแพ็คเกจ ซึ่งนอกจากจะมีความเป็นระเบียบแล้วยังสามารถกำหนดแนวทางการจัดออฟฟิศให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้อีกด้วย อีกทั้งหากซื้อยกชุดจำนวนมาก เราอาจต่อรองราคาขอรับส่วนลดได้อีกด้วย

2. กระดาษ ซองจดหมาย และซองเอกสาร     

กระดาษและซองจดหมายต่างๆ ยังเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญกับการดำเนินธุรกิจอยู่มาก เพราะอย่างน้อยการทำงานหรือยื่นแบบฟอร์มต่างก็ยังคงมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรบนกระดาษและส่งไปในซองจดหมาย ดังนั้นจึงควรเลือกกระดาษที่มีความเหมาะสมในเรื่องขนาด ความขาวหรือความทึบแสง แลคุณภาพเนื้อกระดาษเป็นสำคัญ ส่วนซองจดหมาควรจะเน้นที่ขนาดซองมากกว่า ทั้งสองสิ่งนี้ไม่ควรซื้อทีละมากๆ เพื่อกักตุน เพราะกระดาษยิ่งเก็บไว้นานสีอาจซีดและเหลืองจนไม่น่าใช้งาน

3. เครื่องเขียน

หลังจากมีกระดาษและซองเอกสารไปแล้วก่อนหน้านี้ อุปกรณ์สำนักงานในคิวถัดมาก็คือปากกา ดินสอ และชุดเครื่องเขียนหลากหลาย เพราะถึงแม้ว่าปากกาและดินสอจะเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้ส่วนบุคคลที่พนักงานต้องมีติดตัวกันกันอยู่แล้ว แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อมาไว้เป็นของกองกลางเพื่อให้พนักงานมาเบิกไปใช้งานได้ ทั้งยังเป็นการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าที่มาติดต่อกับบริษัทด้วย โดยการจัดซื้อควรเลือกสรรรหลากหลายรูปแบบ ทั้งปากกาลูกลื่น หมึกซึม เมจิก และควรเลือกให้มีสีสันแตกต่างกันด้วยตามการใช้งาน

4. แฟ้มบบรจุเอกสาร

แฟ้มบรรจุเอกสารสามารถสร้างระบบที่มีเอกภาพและเป็นหมวดหมู่ช่วยให้จัดเก็บเอกสารข้อมูลต่างๆ ได้เป็นระเบียบเรียบร้อย การเลือกซื้อควรดูขนาดเอกสาร ขนาดชั้นวาง และจำนวนเอกสารที่มี เพื่อให้สามารถเลือกขนาดแฟ้มได้เหมาะสม โดยอาจแบ่งแฟ้มเป็นแบบอ่อนและแข็งเพื่อความสะดวกในการใช้งาน ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงพื้นที่จัดเก็บภายในสำนักงานเป็นสำคัญด้วย

5. อุปกรณ์เบ็ดเตล็ด               

เครื่องเย็บกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ  คลิปดำ ลวดเสียบกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ กรรไกร มีดคัตเตอร์ แผ่นยางรองตัด ไม้บรรทัด เทปกาว กาว เหล็กเสียบบิล แท่นหมึกประทับตรา ฯลฯ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้คือสิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อไว้เป็นอุปกรณ์กองกลาง ไม่จำเป็นต้องแจกจ่ายให้พนักงานครบทุกโต๊ะ ให้มีไว้ใช้อย่างละหนึ่งชุดประจำโต๊ะ แผนก หรือมุมใดมุมหนึ่งภายในสำนักงาน เพราะอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน

6. โทรศัพท์ แฟ็กซ์               

อุปกรณ์ดังกล่าวคือเครื่องมือสื่อสารที่มีจำเป็นมากสำหรับสำนักงานต่างๆ ซึ่งการเลือกซื้อโทรศัพท์ดูไม่น่ามีปัญหาสักเท่าไร แต่การเลือกเครื่องส่งแฟกซ์อาจจะยากกว่าเสียหน่อย เราควรพิจารณาดูขอบเขตและความสามารถในการใช้งานว่าตอบสนองต่อความต้องการได้มากขนาดไหน และราคาไม่แพงจนเกินไปนัก และสิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษคือการรับประกันและบริการหลังการขาย เพราะสินค้าพวกนี้มีอายุการใช้งาน และเมื่อถึงเวลาอาจต้องส่งไปซ่อม เราจึงควรใส่ใจการรับประกันและบริการหลังการขายมากเป็นพิเศษ

7. คอมพิวเตอร์              

คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญมากและจำเป็นต้องมีเลยทีเดียว ในทุกวันนี้พนักงานล้วนทำงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์กันแทบจะทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมาก เพราะงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงานส่วนมากมักหมดไปกับเจ้าเครื่องนี้ ดังนั้นจึงควรปรึกษาผู้มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ก่อนตัดสินใจเลือก

8. ปริ้นเตอร์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร

ปริ้นเตอร์และสแกนเนอร์คืออุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้สมบูรณ์แบบมากขึ้น การเลือกซื้อควรต้องพิถีพิถันเป็นพิเศษเพราะอุปกรณ์เหล่าีนี้มีราคาสูงพอสมควร การเลือกซื้อต้องคำนึงถึงรูปแบบการใช้งาน ถ้าใช้งานมากและเป็นประจำควรเลือกแบบที่เหมาะสมกับการใช้งานในออฟฟิศ มากกว่าสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล ซึ่งปัจจุบันบางยี่ห้อได้ทผลิตเครื่องรุ่นที่รวมคุณสมบัติของเครื่องปริ้นเตอร์กับสแกนเนอร์ให้กลายเป็นเครื่องเดียวกัน ทำให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก และแน่นอนว่าการรับประกันกับศูนย์บริการก็ควรเป็นปัจจัยอีกอย่างที่ต้องนำมาวิเคราะห์เพื่อเลือกซื้อเช่นเดียวกัน

สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร หากธุรกิจยังขนาดไม่ใหญ่มากนัก ก็ยังไม่จำเป็นต้องลงทุน เพราะเครื่องถ่ายเอกสารมีราคาสูงมาก เราอาจใช้เครื่องสแกนและเครื่องปริ้นเตอร์ทดแทนไปก่อนได้ แต่หากธุรกิจมีขนาดใหญ่หรือมีความจำเป็นต้องใช้งานเป็นประจำและเป็นจำนวนมาก เราก็อาจเช่าจากตัวแทนก็ได้ เพราะสามารช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและยังไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินก้อนใหญ่ทีเดียว

9. ระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง

ปัจจุบันคอมพิวเตอร์แทบจะไร้ประโยชน์หากขาดซึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ดังนั้นอินเทอร์เน็ตจึงมีความสำคัญและเป็นอุปกรณ์สำนักงานขาดไม่ได้เลยทีเดียว การเลือกผู้ให้บริการควรดูว่าความเร็วสมเหมาะกับการดำเนินธุรกิจของเราหรือไม่ และราคาสดคล้องกับความเร็วที่ได้หรือไม่ บริษัทผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตบางแห่งอาจมีแพ็คเกจที่เหมาะสมธุรกิจบางประเภทโดยเฉพาะ ผู้ประกอบการจึงต้องพิจารณาศึกษาหาข้อมูลในผู้บริการแต่ละบริษัทให้ละเอียดก่อนตัดสินใจด้วย

10. เครื่องคิดเลข

เครื่องคิดเลขคืออุปกรณ์สำนักงานอย่างสุดท้ายที่มีความจำเป็นสำหรับสำนักงาน บางคนอาจเถียงว่าอุปกรณ์อย่างอื่นก็สามารถคิดเลขได้เหมือนกัน เช่นคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ แต่ต้องยอมรับว่าอุปกรณ์ทั้งสองอย่างไม่สะดวก สู้เครื่องคิดเลขไม่ได้ในบางสถานการณ์ การเลือกซื้อจึงควรเลือกรุ่นที่่ในงานง่าย หรือถ้าต้องใช้ในส่วนบัญชีซึ่งมีการคิดเลขที่สลับซับซ้อนก็ควรเลือกแบบที่มีฟังก์ชั่นสนับสนุน             

• • •

อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ที่นำเสนอไปนี้ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางถึงประโยชน์ และเป็นอุปกรณ์ที่สำนักงานต่างๆ มิอาจขาดสิ่งเหล่านี้ได้ได้ นอกจากนี้ผู้ประกอบการควรเลือกอุปกรณ์ที่มีคุณภาพ ไม่ใช่เลือกจากราคาที่ถูกกว่า เพราะบางของถูกกว่าก็ไม่ได้หมายความว่าดีกว่าทนกว่า ควรเลือกที่คุณภาพดีกว่า ไม่งั้นจะเข้าทำนอง เสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์