4 วิธีทางบัญชีในการคำนวณสินค้าคงเหลือ (ตอนที่ 1)

ดูแลสินค้าในสต๊อคให้ดี

การดำเนินธุรกิจใดก็ตามมีจุดประสงค์ร่วมกันอยู่หนึ่งอย่างคือ แสวงหากำไรหรือรายได้รายได้ให้ได้มากที่สุด ซึ่งแน่นอนว่าสินค้าก็เป็นส่วนประกอบหนึ่ง ในปัจจุบันผลผลิตของบริษัทแบ่งเป็นสองประเภทคือการขายสินค้าและการให้บริการ ซึ่งการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการจัดการสินค้าตั้งแต่การสั่งซื้อจนไปถึงการขายออกไปจำเป็นต้องอาศัยข้อสันนิษฐาน เพราะจำนวนสินค้าเข้าออกในแต่ละบริษัทมีจำนวนมาก และหากบันทึกสินค้าทุกชิ้นย่อมทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และประโยชน์ที่ได้รับก็อาจยังไม่คุ้มค่ากับผลที่ได้อีกด้วย

การบันทึกแบบสิ้นงวด     จะคำนวณมูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" เป็นงวดๆ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่วงปลายปีหรือปลายเดือน ขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้า และดุลพินิจว่าต้องการดูความเคลื่อนไหวของสินค้า     ในสต็อกมากแค่ไหน

แต่ก่อนจะกล่าวถึงวิธีการบันทึกบัญชีและข้อสันนิษฐานในการบันทึกสินค้า เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่ามูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" จะไม่ได้นำไปลงบัญชี "ขาย" เพราะบัญชีขายมีไว้รับรู้ราคาที่บริษัท "ขาย" สินค้า ส่วนบัญชี "สินค้าคงเหลือ" หรือ "Inventory" มีไว้รับรู้ราคาที่บริษัท "ซื้อ" สินค้า

เมื่อรู้จักชื่อบัญชีคร่าวๆ แล้วก็ถึงเวลาของระบบการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือซึ่งมีด้วยกัน 2 วิธีคือ แบบสิ้นงวด (Periodic Inventory System) และแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

สำหรับระบบการบันทึกแบบสิ้นงวดจะคำนวณมูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" เป็นงวดๆ ซึ่งรวมไปถึง "ต้นทุนสินค้าที่ขาย" หรือ "Cost of goods sold" (COGS) ก็เช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่วงปลายปีหรือปลายเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้าและดุลพินิจของเราว่าต้องการดูความเคลื่อนไหวของสินค้าในสต็อกมากแค่ไหน โดยเมื่อซื้อสินค้าเข้ามา ตัวสินค้าจะยังไม่ลงบัญชี "สินค้าคงเหลือ" แต่จะลงบัญชี "ซื้อสินค้า" หรือ "Purchase" เสียก่อน ซึ่งการลงบัญชีแบบนี้มีข้อดีเพราะจะเห็นปริมาณการซื้อในแต่ละงวดอย่างชัดเจน แต่ข้อเสียคือจะไม่เห็นความเคลื่อนไหวที่แท้จริงของสินค้าคงเหลือ เพราะคจะำนวณเมื่อสิ้นงวดเท่านั้น

สำหรับระบบการบันทึกแบบต่อเนื่อง เมื่อซื้อสินค้าเข้ามาบริษัทจะบันทึกสินค้าลงไปที่สินค้าคงเหลือได้เลยโดยไม่ต้องรอจนถึงสิ้นงวด ทำให้เห็นจำนวนสินค้าคงเหลือได้ตลอดเวลา และรู้ได้ว่ามีสินค้าเพียงพอกับความต้องการของตลาดในช่วงเวลานั้นหรือไม่

เมื่อเราเข้าใจพื้นฐานสินค้าคงเหลือแล้วจึงจะสามารถทำความเข้าใจวิธีการคำนวณบัญชีสินค้าคงเหลือได้ ซึ่งมีด้วยกันทั้งหมด 5 วิธี ได้แก่ 

  • วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification)
  • วิธีเข้าก่อน ออกก่อน (First-in First-out; FIFO)
  • วิธีเข้าหลัง ออกก่อน (Last-In Last-out; LIFO)
  • วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted-average method)
  • วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนไหว (Moving-average method)

แต่ในปัจจุบันมาตรฐานการบัญชียอมรับเพียงสี่วิธีเท่านั้น เพราะวิธี "เข้าหลัง ออกก่อน" ซึ่งเหมาะกับบริษัทที่ขายอุปกรณ์เทคโนโลยีมีช่องโหว่ทำให้ตกแต่งบัญชีได้ง่าย ทำให้วิธีนี้ไม่เป็นที่ยอมรับอีกต่อไป แต่วิธีที่เหมาะสมกับบริษัทของเราก็จะขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้าของบริษัทเองด้วย และจะมีข้อดีและข้อเสียต่างไป

วิธีแรกคือ วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification)

วิธีจะสอดคล้องกับระบบการบันทึกแบบต่อเนื่อง เพราะสินค้าแต่ละชิ้นจะมีมูลค่าเป็นของตัวเอง เมื่อมีรายการซื้อหรือรายการขายสินค้าก็จะบันทึกจำนวนของสินค้าชิ้นนั้นเลย ดังนั้นวิธีนี้จึงเหมาะกับสินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ ไม่สามารถสับเปลี่ยนได้ เช่น เครื่องเพชรหรือชุดเฟอร์นิเจอร์สั่งทำ เป็นต้น หากใช้วีธีนี้กับสินค้าที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงเกินจำเป็น

ยกตัวอย่างเช่น หากซื้อสินค้า Z ซึ่งมีมูลค่า 1,000 บาท ก็ต้องบันทึกบัญชีว่ามีสินค้าคงเหลืออยู่ 1,000 บาท ต่อมาเมื่อซื้อสินค้า X ซึ่งมีมูลค่า 1,200 บาท มูลค่าสินค้าคงเหลือก็จะเท่ากับ 2,200 บาท (1,000+1,200) เมื่อซื้อสินค้า Y ที่มีมูลค่า 1,500 บาท มูลค่าสินค้าคงเหลือรวมก็จะเท่ากับ 3,700 บาท (1,000+1,200+1,500) ต่อมาเมื่อลูกค้าซื้อสินค้าเกิดขึ้น ก่อนจะบันทึกบัญชีก็ต้องกลับไปดูให้ชัดเจนว่าเป็นสินค้าชิ้นไหน หากเป็นสินค้า X มูลค่าของสินค้าคงเหลือในโกดังก็จะเหลือ 2,500 บาท (1,000+1,500)

วิธีที่สองคือ วิธีเข้าก่อน ออกก่อน (First-in First-out; “FIFO”)

เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยม เพราะเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายและบันทึกได้ไม่ยุ่งยาก ซึ่งจากชื่อก็ได้บอกอยู่แล้วว่า "เข้าก่อน ออกก่อน" หรือหากจะขยายความก็คือ หากสินค้า A, B, C เข้ามาในโกดังตามลำดับ เมื่อขายออกไป สินค้า A ย่อมต้องออกก่อนสินค้า B และ C การบันทึกด้วยวิธีเข้าก่อน ออกก่อนสามารถใช้ได้กับทั้งระบบการบันทึกแบบสิ้นงวดและแบบต่อเนื่อง ซึ่งจะแตกต่างกันในรายละเอียดการบันทึก แต่มูลค่าของสินค้าคงเหลือที่ได้จะเท่ากัน

วิธีเข้าก่อน ออกก่อน มีข้อดีในการแสดงราคาสินค้าคงเหลือ เพราะเมื่อถึงสิ้นปี สินค้าคงเหลือนั้นจะมีมูลค่าใกล้เคียงกับมูลค่าในตลาดมากที่สุด

ยกตัวอย่างเช่น บริษัท W ใช้ระบบสินค้าแบบต่อเนื่อง สินค้า A มีมูลค่า 110 บาท สินค้า B มีมูลค่า 120 บาท สินค้า C มีมูลค่า 100 บาท เมื่อได้รับสินค้า A, B และ C เข้ามาตามลำดับ มูลค่าของสินค้าคงเหลือในโกดังจะเท่ากับ 330 บาท (110+120+100) ต่อมาเมื่อมีรายการขายเกิดขึ้น ให้ถือว่าสินค้า A ออกไปชิ้นแรก เพราะฉะนั้นเมื่อมีการบันทึกบัญชีให้ถือว่ามีต้นทุนสินค้า 110 บาท และมูลค่าสินค้าคงเหลือเท่ากับ 220 บาท (120+100) และเมื่อได้รับออเดอร์จากลูกค้าอีกก็ให้ถือว่าขายสินค้า B ออกไป จะทำให้ต้นทุนสินค้ามีมูลค่า 230 บาท (120+110) และสินค้าคงเหลือมีมูลค่าทั้งสิ้น 100 บาท หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ เหลือเพียงแค่สินค้า C เท่านั้นในโกดัง

วิธีนี้มักจะใช้กับสินค้าทั่วๆ ไปซึ่งมีลักษณะเหมือนกัน ซึ่งมีข้อดีในการแสดงราคาสินค้าคงเหลือ เพราะเมื่อถึงสิ้นปี สินค้าคงเหลือนั้นจะมีมูลค่าใกล้เคียงกับมูลค่าในตลาดมากที่สุด สามารถแสดงให้เห็นถึงฐานะทางการเงินของบริษัทได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริง ประกอบกับเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายไม่ยุ่งยาก ทำให้วิธีเป็นวิธีที่ได้รับความนิยม

ในบทความนี้ขอกล่าวถึงวิธีำคำนวณสินค้าคงเหลือเพียงแค่ 2 วิธีเท่านั้น หากต้องการติดตามต่อ สามารถอ่านได้ที่    4 วิธีทางบัญชีในการคำนวณสินค้าคงเหลือ (ตอนที่ 2) 

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์