เริ่มต้นทำบัญชีกระแสเงินสดอย่างง่ายๆ กันเถอะ!

"Never spend your money before you have earned it." ~Thomas Jefferson • Photo belongs to SCA Svenska Cellulosa Aktiebolaget

เช่นเดียวการเก็บข้อมูลและสถิติของทั่วไป แท้จริงการทำบัญชีกระแสเงินสดนั้นไม่ใช่เรื่องยากเลยหากเราเริ่มต้นด้วยการเก็บข้อมูลที่เป็นถูกต้องและเป็นระเบียบให้ได้เสียก่อน ซึ่งประโยชน์ที่เราจะได้นั่นก็คือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสภาพกระแสเงินสดของเราในปัจจุบัน แต่อย่างไรก็ตาม สุดท้ายหน้าที่ในการสรุปให้งบกระแสเงินสดออกมาเป็นรูปแบบที่ถูกต้องก็คงจะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการทำบัญชีอยู่ดี

แต่สิ่งที่เปลี่ยนไปในช่วงสิบปีที่ผ่านมานี้คือผู้ประกอบการธุรกิจเล็กๆ ในปัจจุบันนั้นได้เปรียบมากกว่าด้วยความสะดวกของเทคโนโลยี ในปัจจุบันมี website และ application ในมือถือมากมายที่ให้บริการเก็บข้อมูลต่างๆ แก่เราเบื้องต้นได้ฟรีๆ (หรือถ้าจะใช้ถาวรสำหรับองค์กรเลยในภายหลังก็มีค่าบริการต่อปีไม่มาก) การเก็บข้อมูลเหล่านี้จึงเริ่มกลายเป็นเรื่องใกล้ตัวที่น่าจะทำได้และสะดวกสบายมากขึ้นกว่าเดิม ซึ่งหากทีมงานทั้งหมดเห็นพ้องต้องกันได้ การให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลรายรับรายจ่ายนั้นจะยิ่งช่วยให้การส่งงานต่อไปยังแผนกบัญชีกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวน้อยลง ข้อมูลไม่สูญหาย และที่เยี่ยมยอดไปกว่านั้นคือหากเราเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระเบียบ บริการจาก applications เหล่านี้สามารถสรุปเป็นรายงานเบื้องต้นให้เราเห็นความเป็นไปได้ตลอดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องรอคนมาสรุปให้ทุกสิ้นเดือนได้อีกด้วย

เงินสามส่วน

อุปสรรคเรื่องหนึ่งที่ขัดขวางคนส่วนใหญ่จนหมดความพยายามในการเก็บข้อมูลทางบัญชีด้วยตัวเอง คือความพยายามจะเข้าใจเรื่องนี้แบบนักบัญชีที่เห็นว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดในกิจกรรมทางการเงินอย่าง CFO, CFI หรือ CFF ให้ได้ (หาอ่านเกี่ยวกับเรื่องนี้เบื้องต้นได้ที่บทความ ทำความรู้จัก "งบกระแสเงินสด") ซึ่งนำมาประยุกต์ใช้กับชีวิตประจำวันได้ค่อนข้างยากหากไม่เคยฝึกฝนการใช้มาก่อน แต่หากเราปรับมุมมองในเรื่องนี้ใหม่ให้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น เราก็จะพบว่าการจัดการเรื่องนี้ให้ติดตามรายงานได้ตลอดนั้นเป็นเรื่องน่าสนใจมากเลยทีเดียว

เราจึงหวังว่ามุมมองอีกแบบที่เราอยากนำเสนอนี้จะช่วยให้การแยกแยะประเภทค่าใช้จ่ายต่างๆ เบื้องต้นทำได้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ นั่นคือการเปลี่ยนมุมมองมามองว่า รายรับหรือรายจ่ายจำนวนนี้เป็น 3 ส่วนที่เกิดระหว่าง เรากับลูกค้า (customers) เรากับคู่ค้า (partners) หรือภายในบริษัทของเราเอง (company) แทน หลังจากนั้นให้เก็บตัวเลขทางบัญชีต่างๆ ไว้ในลักษณะดังกล่าวโดยมีวันที่ ตัวเลขทางบัญชี และหลักฐานของตัวเลขทางบัญชีเหล่านั้นไว้รวมกัน ก่อนจะนำส่งกลับไปยังเจ้าหน้าที่บัญชีต่อไป ด้วยแนวความคิดแบบนี้ เราก็จะสามารถเริ่มต้นเก็บข้อมูลทางบัญชีเบื้องต้นได้บ้าง และหลังจากนั้นจึงค่อยเรียนรู้มากขึ้นเพื่อเริ่มเก็บข้อมูลต่างๆ ตามรูปแบบบัญชีกระแสเงินสดที่ถูกต้องต่อไป

  • บัญชีการเงินภายในบริษัทของเราเอง ข้อมูลที่เราบันทึกส่วนนี้ บัญชีจะนำไปแยกประเภทเป็น กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน (CFO หรือ Cash Flow from Operating Activites) หรือกระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน (CFI หรือ Cash Flow from Investing Activities) ต่อในภายหลัง เพราะเป็นไปได้ทั้งค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจแต่ละวัน ค่าวัตถุดิบ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายจากการซื้ออุปกรณ์สำนักงานซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีค่าเสื่อมราคา
  • บัญชีการเงินระหว่างเรากับคู่ค้า เป็นบันทึกทางการเงินซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นรายจ่ายในการว่าจ้างคู่ค้าหรือซัพพลายเออร์ ซึ่งบันทึกวันหรือรอบของการจ่ายเงินไว้ด้วย โดยมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดเป็นใบเสร็จรับเงินที่เราได้รับจากซัพพลายเออร์หรือคู่ค้า
  • บัญชีการเงินระหว่างเรากับลูกค้า เป็นบันทึกทางการเงินซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นรายรับ อาจมีบันทึกตั้งแต่วันที่ส่งใบเสนอราคาสินค้า ใบเรียกเก็บเงิน และใบเสร็จรับเงินไว้ด้วย โดยมีข้อมูลสำคัญที่สุดเป็นใบเรียกเก็บเงิน และใบเสร็จรับเงินที่เราให้กับลูกค้า

และเพื่อให้ได้ประโยชน์เรื่องการรายงานการเงินแบบทันเหตุการณ์ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เราอยากแนะนำ applications ซึ่งใช้กับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ของเรา ซึ่งน่าจะเข้ากันได้ดีกับการเริ่มต้นฝึกเก็บข้อมูลเหล่านี้ได้เป็นอย่างดีให้ได้รู้จักกัน

Evernote

การจัดการ กระแสเงินสด อย่างง่ายๆ ด้วย Evernote

แม้ Evernote จะไม่ใช่โปรแกรมจดบันทึกทางการเงินโดยตรง แต่สโลแกนของ Evernote ที่ว่า "Remember everything" นั้นก็ตรงกับโจทย์ที่เราอยากทำให้ได้ นั่นคือเราสามารถบันทึกทุกสิ่งที่จำเป็นไว้ในที่ใดที่หนึ่งได้เลย ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหน หรือมีเครื่องมืออะไรอยู่ในมือบ้างก็ตาม

Evernote นั้นเป็น application ที่ให้บริการพื้นที่ฟรีเพื่อเก็บทั้งภาพ เสียง และข้อความ และเราสามารถจัดหมวดหมู่ของสิ่งต่างๆ ที่เราส่งไปไว้ที่ Evernote ได้อย่างเป็นระเบียบด้วยการแยกเล่มของสิ่งต่างๆ เหล่านั้น และแชร์ให้กับผู้อื่นได้อย่างปลอดภัย นอกจากนั้น Evernote ยังมีให้บริการในทุกๆ อุปกรณ์ทันสมัยไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์ ในโน้ตบุ๊ค แท็บเล็ท หรือสมาร์ทโฟนที่ใช้ Android OS หรือ iOS ด้วย นั่นแปลว่าเราสามารถถ่ายรูป หรือบันทึกโน้ตสั้นๆ เพื่อสำรองผ่านอินเตอร์เน็ทเก็บไว้ได้จากทุกที่ ทุกเวลา

ขั้นตอนที่เราอยากแนะนำคือการสร้างเล่มของข้อมูล (แฟ้ม) ที่เราจะเก็บ แยกแยะให้ชัดเจนตามหลักเกณฑ์ข้างต้นไว้ภายใน Evernote เพียงครั้งเดียว ต่อจากนั้นสิ่งที่เราทำก็เพียงแต่ถ่ายรูปของใบเสร็จรับเงินต่างๆ ให้ชัดเจนเก็บไว้ในเล่มเหล่านั้น และเมื่อถึงเวลานำส่งเราก็เพียงแต่ใช้คำสั่งแชร์ เพื่อส่งต่อเล่มข้อมูลเหล่านั้นไปยังอีเมลของฝ่ายบัญชีต่อไป

ข้อดีของการใช้ Evernote ซึ่งก็เป็นข้อดีทั่วๆ ไป คือ การใช้ applications เหล่านี้จะมีระบบบันทึกเวลาให้อัตโนมัติ (ถึงระดับ วัน เดือน ปี ชัั่วโมง นาที และวินาที!) ซึ่งนั่นก็หมายความว่าถ้าเราใส่ใจกับการบันทึกข้อมูลเหล่านี้อย่างถูกต้องและต่อเนื่อง เราจะได้ข้อมูลที่ละเอียดและเที่ยงตรงที่สุดจริงๆ เก็บไว้โดยอัตโนมัติอีกด้วย

วิธีนี้มีข้อดีคือเก็บข้อมูลได้อย่างละเอียด และมีหลักฐานใบเสร็จรับเงินและรายละเอียดต่างๆ แนบไปกับการเก็บแต่ละครั้งได้ด้วย แต่ข้อเสียคือหากมีปัญหาเรื่องอินเตอร์เน็ท โปรแกรมอาจทำงานได้ไม่สมบูรณ์ หากถ่ายรูปใหญ่เกินไปก็อาจจะใช้เวลาอัพโหลดรูปไปยัง Evernote นาน

Expensify

การจัดการ กระแสเงินสด อย่างง่ายๆ ด้วย Expensify

ข้อดีกว่าของ Expensify เมื่อเทียบกับ Evernote คือเป็น application ที่ออกแบบมาใช้เพื่อการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินโดยเฉพาะ จึงสามารถทำรายงานทางการเงินได้ทันทีด้วยเพราะสามารถแยกแยะจำนวนเงินออกจากข้อมูลอื่นๆ ได้ นอกจากนั้นยังสามารถเก็บใบเสร็จต่างๆ ไว้เป็นหลักฐานผ่านการถ่ายรูปได้ไม่ต่างกัน และที่พิเศษไปกว่านั้นคือบริการพิเศษในการอ่านข้อความจากเอกสารรูปถ่ายเหล่านั้นกลับเป็นตัวหนังสือให้เราได้ยิ่งจะช่วยให้การค้นหาเอกสารเหล่านั้นสามารถทำได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้นในภายหลัง

การจัดการ กระแสเงินสด อย่างง่ายๆ ด้วย Expensify

ข้อดีกว่าของ Expensify เมื่อเทียบกับ Evernote คือเป็น application ที่ออกแบบมาใช้เพื่อการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินโดยเฉพาะ จึงสามารถทำรายงานทางการเงินได้ทันทีด้วย

บริการส่วนเสริมดังกล่าวและบริการทำสรุปเป็นหน้ารายงานการเงินนั้นแม้จะมีค่าใช้จ่ายรายเดือน (มีเครดิตให้ทดลอง 10 ภาพได้ทันทีที่สมัคร) แต่ราคาก็ไม่สูงมากเมื่อเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับ และก็ไม่ได้เรียกเก็บหากเป็นการทดลองใช้ฟรีรายบุคคลแต่อย่างใด ดังนั้นหากเราทดลองใช้และพบว่าเป็นประโยชน์ ระบบเก็บข้อมูลทางการเงินที่สะดวกและมีใช้ในทุกอุปกรณ์เช่นนี้ก็เรียกได้ว่าให้ประโยชน์ตอบแทนกลับมาได้คุ้มค่ามหาศาลเลยทีเดียว

• • •

ไม่เพียงแต่สอง applications นี้ ทุกวันนี้ยังมี applications ที่ใช้ประโยชน์ได้ในลักษณะเดียวกันนี้ก็ยังมีเกิดขึ้นอีกมากมายทุกวัน และส่วนใหญ่เราสามารถทดลองดาวน์โหลดเวอร์ชั่นฟรีเพื่อมาทดลองใช้ก่อนได้อีกด้วย ดังนั้น เราอยากให้คุณได้มีโอกาสทดลองใช้นอกจากสอง applications นี้ดูด้วยว่าแบบไหนที่ตรงกับความต้องการของเรา และตอบสนองผลทางบัญชีได้เป็นอย่างดีไปพร้อมๆ กัน

แล้วการเก็บข้อมูลเพื่อตรวจสุขภาพทางการเงินของธุรกิจของเราก็จะไม่ใช่เรื่องที่ห่างไกลตัวเราอีกต่อไป เพราะเราเชื่อว่าธุรกิจที่มั่นคงแข็งแรงของบริษัท Startups นั้นส่วนหนึ่งก็เกิดจากข้อมูลทางการเงินที่แข็งแรงที่เราจำเป็นต้องใส่ใจดูแลอย่างสม่ำเสมอด้วย

 

บทความนี้เขียนขึ้นโดย คุณพัทยา อุประ ติดตามงานเขียนเพิ่มเติมได้ที่ lhong.net

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์