วางบิลอย่างไรให้ได้เงินเร็วทันใจ

ใครๆก็อยากเรียกเก็บเงินได้ไวๆ

 

 การจัดโปรโมชั่นพิเศษผ่านใบส่งสินค้าก็มีผลที่สร้างแรงจูงใจให้กับลูกค้าเช่นกัน

ผู้ประกอบการทั่วไปคงจะคุ้นเคยกับใบส่งสินค้า (หรือใบวางบิล,ใบแจ้งหนี้) เป็นอย่างดี เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่คุณต้องแนบไปกับตัวสินค้าเพื่อให้ลูกค้าเอาไว้ตรวจสอบสินค้าที่ส่งไป อีกทั้งใบส่งสินค้ายังมีหน้าที่แจ้งรายละเอียดต่างๆ เช่น การชำระเงิน ราคาต่อหน่วย ภาษี ฯลฯ ให้ลูกค้าได้ทราบ จากนั้นลูกค้าก็จะทำการชำระเงินมา แต่ก็ไม่เสมอไปว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตรงตามเวลาที่กำหนด ซึ่งนั่นเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการไม่ต้องการให้เกิดขึ้นบ่อยๆอย่างแน่นอน

เหตุผลที่ทำให้ลูกค้าชำระเงินช้านั้นเกิดได้จากหลายสาเหตุ ซึ่งหนึ่งในสาเหตุยอดฮิตก็คงจะหนีไม่พ้นเรื่องการออกใบส่งสินค้าที่ผิดพลาดในหลายๆด้านนั่นเอง ซึ่งทางเรามีข้อเสนอแนะในการวางบิลที่จะทำให้ผู้ประกอบการได้รับเงินเร็วขึ้น ดังต่อไปนี้

คุณต้องแนบใบส่งสินค้าไปพร้อมกับการส่งสินค้าเสมอ

คุณควรจะแนบใบส่งสินค้าไปกับสินค้าที่ส่งด้วยเลยทุกครั้ง ถ้าเป็นในกรณีของงานบริการ เช่น ค่าทำความสะอาด ค่าซักรีด หรือค่าส่งของต่างๆ ที่คิดเป็นรายวัน รายเดือน หรือรายสัปดาห์ซึ่งไม่สามารถแนบใบส่งสินค้าไปได้เพราะไม่มีตัวสินค้า ทางผู้ประกอบการก็ต้องออกใบส่งสินค้าให้ตรงตามวันเวลาที่ได้ตกลงกับลูกค้าเอาไว้อย่างเคร่งครัด เพราะยิ่งใบส่งสินค้าถึงมือลูกค้าเร็วเท่าไหร่คุณก็จะยิ่งได้ค่าสินค้าเร็วเท่านั้น ที่สำคัญเมื่อลูกค้าเห็นว่าคุณตรงเวลาเสมอ เขาก็จะตรงเวลากับคุณเสมอเช่นกัน

ตรวจสอบรายละเอียดที่ระบุไว้ให้ครบถ้วนก่อนที่จะส่งใบส่งสินค้าไป

ส่วนหัวกระดาษต้องระบุวันที่จัดส่ง ระยะเวลาชำระเงิน และเลขรหัสใบส่งสินค้าให้ถูกต้อง

การตรวจสอบใบส่งสินค้าที่ดี อาจจะพิจารณาตามส่วนต่างๆ ดังนี้

  • ส่วนหัวกระดาษ
    ที่หัวกระดาษจะต้องระบุคำว่าใบส่งสินค้าไว้ เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารอะไรเพราะบางทีในการจัดส่งแต่ละครั้งอาจจะมีการแนบเอกสารอย่างอื่นไปด้วย ถ้าไม่ระบุไว้อาจทำให้ลูกค้าสับสนได้ รายละเอียดอื่นๆที่จำเป็นต้องมีในส่วนนี้ยังได้แก่  ตราบริษัท(ถ้ามี) ชื่อบริษัท ที่ตั้ง เบอร์โทรศัพท์ เว็บไซต์ หรืออีเมล์ที่สามารถติดต่อได้ รวมไปถึงชื่อและที่อยู่ของลูกค้าซึ่งต้องใส่ให้ถูกต้อง ชัดเจน เพื่อให้ไม่เกิดการส่งของผิดพลาดนอกจากนี้ในส่วนหัวกระดาษยังต้องระบุวันที่จัดส่ง ระยะเวลาชำระเงิน (จ่ายทันที, จ่ายเมื่อได้รับสินค้า, จ่ายภายใน 30 วันหลังได้รับสินค้า เป็นต้น) และเลขรหัสใบส่งสินค้าให้ถูกต้อง เพื่อให้ทางบริษัทสามารถตรวจเช็คได้หากมีความผิดพลาดเกิดขึ้น 
  • ส่วนกลางกระดาษ
    เป็นส่วนที่บอกข้อมูลของสินค้า เช่น ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย เป็นต้น แต่ในกรณีที่เป็นการบริการ  จะระบุเป็นรายการในการบริการ และลักษณะงานแทน ในส่วนนี้มักจะจัดทำเป็นตารางเพื่อแจกแจงรายละเอียดให้ลูกค้าใช้ตรวจดูว่าได้รับสินค้าและบริการครบถ้วนหรือไม่ คุณจึงควรตรวจสอบข้อมูลทั้งราคา ชนิด และจำนวนสินค้าที่ระบุลงในใบส่งสินค้าให้ดี ว่าตรงกับสินค้าที่ส่งไปหรือไม่ เพื่อป้องกันความยุ่งยากที่เกิดขึ้นในภายหลัง เช่น ถ้าส่งสินค้ามาไม่ครบก็ต้องส่งมาใหม่ หรือถ้าส่งสินค้าเกินก็ต้องส่งคืน ซึ่งความผิดพลาดดังกล่าวนอกจากจะทำให้การชำระค่าสินค้าช้าออกไปแล้ว ผู้ประกอบการก็อาจต้องเสียค่ารับส่งสินค้าอีกครั้ง ทั้งยังทำให้ลูกค้ามีทัศนคติไม่ดีอันสืบเนื่องมาจากความผิดพลาดด้วย
  • ส่วนท้ายกระดาษ
    ส่วนท้ายกระดาษของใบส่งสินค้า คือ บทสรุปของทั้งหมดนั่นเอง คุณจะต้องระบุจำนวนสินค้าทั้งหมด จำนวนภาษี และราคารวมภาษีให้ครบถ้วนถูกต้อง นอกจากนี้ท้ายกระดาษจะต้องระบุขั้นตอนการชำระเงิน เช่น ถ้าจะชำระเป็นเช็กเงินสดจะต้องชำระอย่างไร หรือถ้าคุณจะให้ลูกค้าชำระผ่านบัญชี คุณก็ต้องใส่ชื่อ เลขบัญชี และธนาคารไว้ในส่วนนี้ด้วย ทั้งนี้ในส่วนท้ายกระดาษอาจใส่รายละเอียดหรือคำอธิบายอื่นๆที่เป็นประโยชน์กับลูกค้าเพิ่มเติมได้ เช่น ขั้นตอนการจัดส่ง วิธีคืนสินค้า และกฎระเบียบหากชำระเงินหลังกำหนด

ทำแบบฟอร์ม ให้ดูเข้าใจง่ายเข้าไว

 ยิ่งใบส่งสินค้าของคุณดูง่ายเท่าไหร่อัตราการชำระเงินก็ยิ่งเร็วขึ้นเท่านั้น เพราะลูกค้าเข้าใจรายละเอียดได้เร็ว ไม่ต้องเสียเวลามานั่งตีความ ดังนั้นลักษณะสำคัญที่ใบส่งสินค้าของคุณควรจะมี คือ ความเป็นระเบียบอ่านง่าย ถูกต้องแม่นยำ และใช้ตัวอักษรที่ชัดเจน ซึ่งคุณแทบจะไม่ต้องกังวลใจเลย เพราะในปัจจุบันคุณสามารถทำใบส่งสินค้าโดยใช้โปรแกรมพื้นฐานต่างๆในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณอย่าง Microsoft Excel หรือซอฟท์แวร์อื่นๆซึ่งถูกพัฒนาขึ้นมา โดยเฉพาะ ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรม Instant Invoice 2007 หรือ Ezy Invoice 7 แน่นอนว่าโปรแกรมที่กล่าวไปจะทำให้การทำงานของคุณสะดวกขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก่อนที่จะส่งไปคุณก็ควรจะตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดความผิดพลาดตามมาในภายหลัง

การให้ส่วนลดพิเศษต่างๆ

การจัดโปรโมชั่นพิเศษผ่านใบส่งสินค้าก็มีผลที่สร้างแรงจูงใจให้กับลูกค้าเช่นกัน เช่น ถ้าบริษัทออกโปรโมชั่นชำระเงินภายใน 15 วัน (จากกำหนด 30 วัน) จะได้ส่วนลด 2 % เมื่อลูกค้าเห็นว่าชำระเงินเร็วแล้วได้ส่วนลด (ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ตาม) เขาก็จะรู้สึกว่าอยากชำระเงินให้ทันในเวลาดังกล่าว ซึ่งสิทธิพิเศษนี้อาจทำได้หลายรูปแบบ เช่น แจกเป็นคูปองส่วนลดในครั้งหน้า ให้ของกำนัลเล็กๆน้อย ไม่คิดค่าจัดส่ง เป็นต้น

นอกจากนี้ยังมีผู้ประกอบการอีกจำนวนหนึ่งใช้ใบส่งสินค้าในการหาลูกค้าใหม่อีกด้วย เช่น การให้โปรโมชั่นผ่านใบส่งสินค้าว่าถ้าพาเพื่อนมาใช้บริการในครั้งต่อไปอีกสองราย ลูกค้าจะได้รับส่วนลดพิเศษ การให้โปรโมชั่นดังกล่าวนอกจากจะทำให้ผู้ประกอบการสามารถดึงดูดให้ลูกค้ารายเดิมกลับมาใช้บริการซ้ำได้แล้ว ผู้ประกอบการก็ยังจะได้ลูกค้ารายใหม่เพิ่มมาอีกหลายรายด้วย

หลักการที่กล่าวเกี่ยวกับใบส่งสินค้านี้ สามารถทำให้ผู้ประกอบการได้รับเงินค่าสินค้าเร็วขึ้น แต่ทั้งนี้การออกใบส่งสินค้าที่ดีจะยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้นไปอีก ถ้าผู้ประกอบการแนบ ‘สายสัมพันธ์’ ที่ดีไปกับใบส่งสินค้าด้วย หลักการข้อนี้อาจจะแตกต่างจากข้ออื่นๆตรงที่ต้องใช้อารมณ์เป็นเกณฑ์ เพราะบางทีเหตุผลที่ลูกค้าชำระเงินให้ผู้ประกอบการช้าอาจจะไม่ได้มาจากใบส่งสินค้าที่ผิดพลาด แต่อาจจะมาจากการที่ลูกค้าไม่พอใจในตัวผู้ประกอบการเองเป็นการส่วนตัวก็ได้ เช่น ผู้ประกอบการทำเสมือนว่าใบส่งสินค้าเป็นใบทวงหนี้ และพยายามเร่งรัดให้ชำระเงินค่าสินค้าทั้งที่ยังไม่ถึงกำหนด หรือแสดงกิริยาไม่ดีเวลาลูกค้าขอส่วนลด เป็นต้น

ดังนั้นตัวผู้ประกอบการเองก็ควรจะสร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า โดยอาจจะใช้การพูดจาที่ไม่เป็นทางการจนเกินไป คอยถามไถ่สารทุกข์สุขดิบกันบ้างหากเป็นลูกค้าประจำ หรืออาจใช้วิธีให้ส่วนลดพิเศษดังที่ได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ควบคู่ไปด้วยก็ได้  ไม่แน่ว่าเดือนหน้าคุณอาจจะมียอดชำระเงินเพิ่มขึ้นเร็วกว่าทุกๆเดือนที่ผ่านมาก็เป็นได้ 

 

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์