รวมมิตรทุกทฤษฎีการบริหาร : ตอนที่ 1.2 – ทฤษฎีบริหาร 14 ประการของ Fayol (ภาคจบ)

Photo belongs to ITU Pictures

จากบทความก่อน (Series ชุดรวมมิตรทุกทฤษฎีการบริหาร : ตอนที่ 1 – ทฤษฎีบริหาร 14 ประการของ Fayol Part 1) เราก็ได้เกริ่นนำกันไปแล้วว่าทฤษฎีการบริหาร 14 ประการของ Fayol นั้นถือเป็นปฐมบทของ Series ชุดใหม่ที่มีชื่อว่า “ชุดรวมมิตรทุกทฤษฎีการบริหาร” ที่จะรวบรวมทุกทฤษฎีการบริหารที่มีประโยชน์และสามารถนำไปปรับใช้ได้เอาไว้มากมาย ซึ่งจากตอนก่อนหน้านั้นก็เพิ่งเล่าผ่านไปได้แค่ 6 ทฤษฎีเท่านั้น ยังเหลืออีกถึง 8 ประการที่จะให้ผู้อ่านได้ลองอ่านและทำความเข้าใจกับหนึ่งในทฤษฎีการบริหารพนักงานที่ถูกใช้กันมาถึงเกือบศตวรรษว่าที่เหลือจะมีอะไรกันบ้าง

7. การตอบแทนพนักงาน (Fair Remuneration to Employee)

หลักการง่ายๆ ของการตอบแทนพนักงานก็คือการให้เงินเดือนที่เหมาะสมกับงานที่ทำ (อย่างเช่นปริมาณงาน และความเชี่ยวชาญในงานนั้นๆ) มีความยุติธรรม และเป็นที่พอใจของทั้งสองฝ่ายทั้งฝั่งนายจ้างและลูกจ้าง รวมถึงสวัสดิการก็ควรออกมาในรูปแบบเดียวกัน ซึ่งในส่วนนี้ปัญหามักจะเกิดก็ต่อเมื่อผู้บริหารไม่ทำให้ลูกจ้างได้รับผลประโยชน์ที่เหมาะสม โดยผลที่ตามมานั้นก็จะทำให้พนักงานนั้นเกิดความพอใจในองค์กร จนงานที่ออกมาก็ไม่มีประสิทธิภาพ เกิดการสูญเสียบุคลากรที่มีคุณภาพ รวมถึงยังทำให้องค์กรเสียชื่อเสียงได้อีกด้วย

8. การรวมศูนย์กลางและการกระจายศูนย์กลาง (Centralization and Decentralization)

จริงๆ แล้วในองค์กรก็ควรที่จะมีจุดรวมศูนย์กลางให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวเพื่อให้สามารถดูแลและกำหนดทิศทางของหน่วยต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ แต่ในบางครั้งก็ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไปด้วยว่าเราควรรูปแบบการกระจายศูนย์รวมเหล่านี้ไปตามหน่วยย่อยๆ แทนหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรใหญ่ๆ ที่มีหน่วยงานเล็กๆ อีกมากมายที่มีความรับผิดชอบและหน้าที่ที่ต่างกันออกไป ซึ่งทั้งสองแบบนั้นก็มีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ตัวผู้บริหารเองก็ควรที่จะสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบทั้งสองอย่างได้ตามความเหมาะสม โดยพิจารณาจาก ลักษณะในการทำงาน ประสบการณ์ของหัวหน้าในหน่วยย่อย อำนาจการตัดสินใจของแต่ละหน่วยว่าจะไปในทิศทางเดียวกันได้หรือไม่ เป็นต้น

9. สายบังคับบัญชา (The Scalar Chain)

นิยามง่ายๆ ของสายบังคับบัญชานั้นก็คือ สายงานที่เริ่มต้นจากหัวหน้าที่มีอำนาจสูงที่สุดไปยังระดับที่ต่ำที่สุด ซึ่งโดยปกติแล้วก็จะขั้นไม่เยอะนัก จะเริ่มจากตัวหัวหน้ามีแผนงานใหญ่แล้วค่อยแบ่งลงไปในหน่วยที่ย่อยลงไป และหน่วยนั้นๆ ก็จะสื่อสารกับหน่วยที่ย่อยลงไปอีกในสังกัดของตัวเอง โดยการแบ่งสายบังคับบัญชาเช่นนี้ก็เสมือนเป็นการแบ่งอำนาจหน้าที่และขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละส่วนเพื่อส่งต่อไปยังอีกส่วนได้อย่างชัดเจนและตรงตามที่ได้รับมอบหมาย แต่ก็เช่นกันแม้ว่าสายบังคับบัญชานั้นจะมีประโยชน์ในการช่วยบริหารงาน ก็มีข้อยกเว้นในกรณีที่มีเคสเร่งด่วนที่ไม่สามารถรอให้ส่งต่อไปยังสายงานต่างๆ ได้เพราะจะเป็นการเสียเวลา ผู้บริหารก็สามารถที่จะติดต่อโดยตรงกับหน่วยหรือบุคคลนั้นๆ ได้เลยโดยที่ไม่ต้องผ่านหน่วยในแต่ละขั้นลงมาก่อน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้บริหารที่จะไปตกลงกับทีมเองว่าควรจะติดต่อโดยตรงในสถานการณ์ใดบ้าง

10. ความเป็นระเบียบ (Order)

ตามทฤษฎีของ Fayol นั้นคำว่าระเบียบหมายถึง ความเหมาะสม และความเป็นระบบทั้งสิ่งที่เป็นรูปธรรมและตัวพนักงาน ซึ่งในเชิงรูปธรรมนั้นก็หมายความองค์กรนั้นมีการจัดวางพื้นที่ในการทำงานให้เป็นระเบียบและเกิดประสิทธิภาพในการทำงาน การจัดวางสิ่งของส่วนกลางก็ต้องมีรูปแบบที่ชัดเจนทุกคนสามารถเข้าถึงได้ สิ่งของก็ต้องเหมาะกับการใช้งานในสำนักงานมีความปลอดภัย เป็นต้น ซึ่งที่กล่าวมาจะเป็นไปนั้นก็ย่อมต้องเกิดจากจิตสำนึกความมีระเบียบของพนักงานด้วย ทั้งการยืมสิ่งของไปใช้และจัดเก็บให้เข้าที่ การลางานด้วยเหตุผลจำเป็นก็ต้องมีการแจ้งรายละเอียดให้เรียบร้อย การดำเนินการต่างๆ ก็ต้องเป็นไปตามขั้นตอนและกฎระเบียบที่บริษัทกำหนด ซึ่งหากทำได้ก็ช่วยลดปัญหาและความยุ่งยากในบริษัทไปได้มากเลยทีเดียว

11. ความเท่าเทียมกัน (Equity)

หลักความเท่าเทียมนั้นเป็นหลักที่ควรถูกนำมาปรับใช้ในการบริหารทุกๆ หน่วยไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ตาม ซึ่งในแต่ละหน่วยนั้นก็ไม่ควรที่จะมีความลำเอียง หรือการแบ่งแยกตามความพอใจ เพศ ศาสนา สถาบัน หรือปัจจัยอื่นๆ ที่ก่อให้เกิดความเท่าเทียมต่างๆ นานาขึ้นในองค์กร นั่นหมายความหากมีการกระทำผิดก็ในรูปแบบเดียวกันก็ต้องมีบทลงโทษที่เหมือนกัน หรือหากมีผลงานที่ใกล้เคียงกันก็ควรได้รับผลตอบแทนที่ใกล้เคียงกันด้วย ซึ่งหลักความเสมอภาคนี้จะทำให้พนักงานในทีมเกิดความสมานฉันท์และไม่แบ่งแยกกัน ซึ่งก็จะช่วยทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

12. สร้างความมั่นคงในการทำงาน (Stability of use of personnel)

หลักการสร้างความมั่นคงในการทำงานก็คือ การที่ทำให้พนักงานของเรานั้นอยู่กับองค์กรของเราได้นานๆ นั่นเอง ซึ่งในการสร้างความมั่นคงนั้นก็ขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัย ทั้งผลตอบแทนที่เหมาะสม ทีมที่ดีมีความสามัคคีกัน จนก่อให้เกิดความสุขในการทำงาน แต่ถ้าหากเราสร้างความเชื่อมั่นและความมั่นคงในการทำงานให้กับพนักงานไม่ได้ก็จะเกิดการเปลี่ยนงานซึ่งเป็นผลที่จะตามมา และมีผลกระทบอีกมากมายที่ต่อจากนั้น ทั้งคุณภาพของงานที่ด้อยลงเนื่องจากการผลัดเปลี่ยนพนักงานบ่อย ต้นทุนที่สูงขึ้นเนื่องจากกระบวนการรับและฝึกฝนพนักงานใหม่ รวมถึงองค์กรยังเสียชื่อเสียงที่รักษาพนักงานเอาไว้ไม่ได้อีกด้วย

13. มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (Initiative)

หลักของการบริหารในหัวข้อนั้นไม่ใช่แค่เพียงให้ตัวผู้บริหารเองมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์เท่านั้น แต่นั่นยังหมายความว่าผู้บริหารนั้นจะต้องมีการปลูกฝังในเรื่องความคิดสร้างสรรค์ให้กับบรรดาสมาชิกในองค์กรหรือในทีมด้วย อาจใช้วิธีการให้พนักงานได้ลองเสนอแนวคิดหรือวิธีการแก้ปัญหาใหม่ๆ จากประสบการณ์ในการทำงาน ที่จะช่วยให้งานนั้นดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น อย่างพนักงานคนไหนที่มีความเชี่ยวชาญในงานที่ตัวเองทำมานานก็ควรที่จะริเริ่มค้นหาเทคนิคใหม่ๆ ที่จะทำให้งานนั้นเกิดประสิทธิภาพหรือมีความรวดเร็วมากขึ้น

14. สร้างความสามัคคีในทีม (Spirit of Co-operation)

เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายอย่างสมบูรณ์แล้ว ทีมเวิร์คถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะการทำงานร่วมกันหลายๆ คนนั้น หัวใจสำคัญก็คือการรู้หน้าที่ของตัวเอง และประสานงานร่วมกับคนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้นั้นก็ขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์และความสามัคคีภายในทีม โดยทุกคนในทีมนั้นจะต้องมีความคิดที่จะเสียสละและมองเป้าหมายในทีมเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด อีกทั้งยังต้องมีน้ำใจและคอยช่วยเหลือกันอย่างสม่ำเสมอ ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ผู้บริหารต้องทำให้เกิดขึ้นในทีมให้ได้ ทำให้หลายๆ องค์กรเลือกจะใช้วิธีไปทำกิจกรรมละลายพฤติกรรม หรือ Team Building ต่างๆ ก็เพื่อให้ความสัมพันธ์ในทีมมีความแน่นแฟ้นจนส่งผลดีต่อทีมหรือองค์กรได้ต่อไปในอนาคต

...       

จากทฤษฎีทั้ง 14 ประการของ Fayol ที่ผ่านมานั้น ในความเป็นจริงแล้วไม่จำเป็นต้องนำมาปรับใช้กับตัวองค์กรหรือทีมให้หมดทุกข้อ เพราะแต่ละองค์กรหรือแต่ละทีมนั้นก็มีสภาพแวดล้อมและโครงสร้างที่แตกต่างกันออกไป ในองค์กรใหญ่ๆ อาจสามารถนำหลักการเหล่านี้มาปรับใช้ได้จนครบทุกข้อ แต่ในขณะเดียวกันองค์กรเล็กๆ นั้นอาจมีบางข้อที่ไม่ได้ใช้ก็ได้ อย่างเช่นในหัวข้อที่ 9 เกี่ยวกับสายบังคับบัญชา (Scalar Chain) นั้น อาจไม่จำเป็นจำเป็นสำหรับองค์กรเล็กๆ ที่ไม่ได้มีลำดับขั้นของพนักงานหลายๆ ขั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับธุรกิจ SME ที่อาจมีเพียงเจ้าของธุรกิจและลูกจ้างอีก 4-5 คนที่ตำแหน่งเท่ากันหมดเลยก็ได้ ดังนั้นการนำมาปรับใช้ก็ควรคิดถึงความเหมาะสมกับด้วยครับ ส่วนบทความต่อไปในทฤษฎีจะเป็นเรื่องอะไรนั้นอดใจรอไม่นานเดี๋ยวได้รู้กันเร็วๆ นี้ที่ Incquity ครับ

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์