บริหารการผลิตด้วยระบบ JIT (Just-in-Time)

Photo belongs to Dave Lawler

ถาม- เมื่อไรคือเวลาที่ดีสุดในการสั่งวัตถุดิบมาเตรียมไว้ในการผลิต

        ตอบ- ให้ทันเวลาพอดีกับการผลิต

        ถาม- เมื่อไรคือเวลาที่ดีที่สุดที่เราจะมีสินค้าเตรียมพร้อมส่งให้กับลูกค้า

        ตอบ- ให้ทันเวลาพอดีกับที่ลูกค้าต้องการ

ด้วยคำตอบของทั้งสองคำถามข้างต้นจึงทำให้เกิดการผลิตในแบบ JIT หรือ Just-in-Time ขึ้นมา ด้วยแนวคิดของการทำธุรกิจที่ไม่ต้องการให้มีการตุนวัตถุดิบหรือตุนสินค้าไว้ในสต็อกในปริมาณมาก หรือหากเป็นไปได้ก็ไม่อยากให้มีการคงค้างวัตดุดิบและสต็อกเหล่านี้เลย เนื่องจากวัตถุดิบที่ยังไม่พร้อมผลิตเป็นสินค้าเหล่านี้อาจมีการเสื่อมสภาพและยังทำให้เงินทุนส่วนหนึ่งของเราจมไปอีกด้วย ดังนั้นระบบการผลิตในฝันขององค์กรต่างๆ ก็คือการที่รับวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์มาภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือไม่กี่วันและพร้อมที่จะนำไปทำการผลิตเป็นสินค้าออกมาเลย และเมื่อได้สินค้าออกมาแล้วก็จะพร้อมส่งออกและกระจายสินค้าออกทั้งหมดโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นได้โดยที่ไม่ต้องมีการเก็บวัตถุดิบและสินค้าเหล่านี้ไว้แต่อย่างใด โดยจากที่กล่าวมาก็จะเห็นได้ว่าระบบการผลิตแบบ JIT นั้นจะมีเป้าหมายหลักๆ 4 ข้อเป็นสำคัญซึ่งก็คือ

1.   การปรับลดการสต็อกวัตถุดิบและสินค้าไว้ในคลัง

2.   การปรับลดความสิ้นเปลืองในการใช้ทรัพยากรในกระบวนการต่างๆ

3.   การปรับเพิ่มคุณภาพของกระบวนการผลิตให้ดีขึ้น

4.   การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าอยู่เสมอ

ซึ่งจะว่าไปแล้ว JIT หรือ Just –in-Time ก็ไม่ใช่เรื่องใหม่แต่อย่างใด หลายๆ องค์กรก็มีการนำไปปรับใช้กันอยู่มากมายแล้ว แต่ด้วยความที่หลักคิดในอุดมคติเช่นนี้นั้นยังคงมีความน่าสนใจอยู่ตลอดเวลาที่ผ่านมาทาง Incquity จึงยังอยากที่จะนำเสนอเรื่องราวของ JIT นี้ให้กับผู้อ่านที่ยังไม่เคยรู้จักหรือยังไม่รู้รายละเอียดเกี่ยวกับ JIT กันดูว่าจะเป็นประโยชน์ในการทำธุรกิจเพิ่มขึ้นได้อย่างไรบ้าง

ความเป็นมาเบื้องต้นของ JIT  

ด้วยความที่ญี่ปุ่นนั้นเป็นประเทศเล็กๆ ที่มีทรัพยากรค่อนข้างน้อยสวนทางกับประชากรที่มีอยู่ค่อนข้างมากส่งผลให้ญี่ปุ่นนั้นมักที่จะมีความระมัดระวังที่จะใช้ทรัพยากรอย่างสื้นเปลืองเป็นอย่างมาก ทั้งในเรื่องของแรงงาน พื้นที่ใช้สอย วัตถุดิบก็ล้วนแล้วแต่ต้องให้เกิดประโยชน์สูงสุดแทบทั้งนั้น จึงไม่น่าแปลกใจที่ญี่ปุ่นนั้นก็ถือเป็นต้นกำเนิดของแนวคิดอย่าง JIT ที่มุ่งเน้นในการลดกระบวนการที่สิ้นเปลืองเวลาและทรัพยากรออกไป แต่เพิ่มการพัฒนาต่อเนื่องเพื่อให้กระบวนการที่ว่านั้นดำเนินไปด้วยคุณภาพของสินค้าที่เพิ่มขึ้น แต่ลดต้นทุนในการผลิตให้น้อยลง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการผลิต

ซึ่งคอนเซปที่ว่านี้ถือกำเนิดขึ้นในช่วงปี 1970 โดยบริษัท Toyota Motor จำกัด และมีการนำมาปรับใช้ในองค์กรอื่นๆ เรื่อยมาอย่างต่อเนื่อง โดยมีหัวใจสำคัญในการทำงานคือหลีกเลี่ยงการใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองให้ได้มากที่สุดจากการคอยให้ความสำคัญและให้ความสนใจกับกระบวนการใดก็ตามที่มีการใช้ทรัพยากรมากเกิดความจำเป็น หรือปรับปรุงตามจุดต่างๆ ที่สามารถปรับลดทรัพยากรลงได้มากกว่าเดิมโดยที่คุณภาพของสินค้าจะต้องไม่ลดลงอย่างเด็ดขาด ซึ่งด้วยกระบวนการที่ว่านี้นั้นทำให้ Toyota สามารถลดเวลาที่ใช้ในการผลิตรถยนต์จาก 15 วันจนเหลือแค่เพียงวันเดียวได้อย่างน่าเหลือเชื่อ

จนกระทั่งต่อมานั้นการผลิตที่ว่านี้ก็ถูกใช้ไปอย่างแพร่หลายในประเทศญี่ปุ่นโดยทั่ว ก่อนที่จะกระจายไปสู่ธุรกิจในประเทศต่างๆ ทั่วโลกแม้กระทั่งประเทศสหรัฐอเมริกาที่ในช่วงแรกมองว่าแนวคิดนี้ไม่สามารถนำมาใช้กับธุรกิจในประเทศตนเองได้เนื่องจากความแตกต่างทางวัฒนธรรมและรูปแบบการผลิตที่ยังมีความแตกต่างกันอยู่อีกพอสมควร แต่อย่างไรก็ตามวันนึงมุมมองของธุรกิจก็ต้องเปลี่ยนไปเมื่อธุรกิจอย่าง Hewlett-Packard และ Harley-Davidson นั้นได้นำแนวคิดนี้มาประยุกต์ใช้จนเห็นผล จนทำให้ธุรกิจต่างๆ ก็หันมาสนใจในแนวคิด JIT อีกครั้งภายใต้ชื่อที่แตกต่างกันออกไปอย่าง IBM ในชื่อ การผลิตอย่างต่อเนื่อง (Continuous – Flow Manufacturing) บริษัท Hewlett-Packard ในชื่อ การผลิตแบบไร้สต็อก (Stockless Production) และอื่นๆ เป็นต้น

การพัฒนาระบบ JIT ในส่วนต่างๆ

1)   ระบบควบคุมสต็อกและคลังสินค้า

เมื่อปริมาณของการสั่งวัตถุดิบเข้ามาหรือมีการสั่งสินค้าเพิ่มขึ้น แน่นอนว่าสต็อกเราก็จะต้องมีขนาดเพิ่มขึ้นตาม เพื่อให้รองรับกับปริมาณของวัตถุดิบและสินค้า ซึ่งการที่คลังของเรานั้นมีขนาดใหญ่ขึ้นก็ย่อมส่งผลให้ต้นทุนในการเก็บรักษานั้นเพิ่มขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน ดังนั้นหากมองเพียงเท่านี้แล้วก็จะเห็นได้ว่ายิ่งคลังของเรามีสินค้าน้อยเท่าไร เราก็สามารถลดต้นทุนในการผลิตในมากเท่านั้น แต่ในอีกมุมมองนั้นปริมาณในการสั่งวัตถุดิบหรือสินค้ามาเก็บไว้ในแต่และครั้งยังมีปัจจัยอีกมากมายที่ต้องคำนึงถึงอย่างการค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อวัตถุดิบและสินค้าแต่ละรอบที่นับว่าเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนเช่นกัน

ซึ่งต้นทุนในด้านการเก็บรักษาคลังสินค้าและต้นทุนในการสั่งซื้อแต่ละครั้งนั้นทำให้เกิดแนวคิดและสูตรของการคำนวณ EOQ (Economic Order Quantity) หรือก็คือการหาว่า ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุดคือเท่าใด โดยมีสูตรดังนี้

EOQ = √2DO/C

        D = จำนวนหน่วยของวัตถุดิบหรือที่ใช้ต่อปี

        O = ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง (การออกใบสั่งซื้อ, การติดตามงานกับซัพพลายเออร์)

        C = ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าต่อปี (ค่าประกันภัยสินค้า, ค่าเช่าโกดังจัดเก็บ)

ซึ่งเมื่อคิดตามสูตรที่ว่าแล้วจะพบว่าต้นทุนในการสั่งซื้อเป็นอีกหนึ่งปัจจัยใหญ่ของต้นทุนในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง จนทำให้หลายๆ องค์กรมีการควบคุมไม่ให้มีการสั่งสินค้าบ่อยเพื่อลดต้นทุนในส่วนนี้ แต่สำหรับแนวคิดแบบ Just in Time ที่ต้องให้คลังสินค้ามีขนาดเล็กหรือไม่มีเลยนั้นกลับมองว่า สูตรของ EOQ ไม่ได้ครอบคลุมถึงประโยชน์อื่นๆ ที่ได้รับในการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตสินค้าในปริมาณน้อยๆ อย่างเช่น เปอร์เซนของสินค้าคุณภาพเสียก็จะมีน้อยลง หรือการสั่งของมาเก็บในปริมาณน้อยนั้นจะมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวได้ตามความต้องการของตลาดได้มากกว่าโดยที่จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะขาดทุนจากการที่สินค้าค้างสต็อกได้อีกด้วย ส่วนในด้านต้นทุนการสั่งซื้อนั้นก็สามารถลดลงได้หากมีการขอความร่วมมือและเจรจากับซัพพลายเออร์ให้ดี ว่าแท้จริงแล้วปริมาณในการสั่งโดยรวมของเรานั้นอาจไม่ได้ลดลง แต่เป็นการแบ่งซื้อถี่ขึ้นมากกว่า โดยถ้ามีต้นทุนส่วนไหนในการซื้อที่สามารถลดลงได้ก็ควรที่จะต่อรองกันให้ดี

2)   ระบบควบคุมเวลาในการทำงาน

เนื่องจากแนวคิดของ Just in Time เป็นการผลิตให้พอดีตามความต้องการของลูกค้า จึงทำให้ธุรกิจนั้นเป็นการลดการผลิตให้เล็กลงไปในตัว แต่แลกมากับการที่ต้องเพิ่มความถี่ในการจัดการมากขึ้น ซึ่งหัวใจหลักก็คือการจัดการเวลานั้นต้องไม่ให้เกิดช่วงว่างที่เวลาสูญเปล่าของทั้งพนักงานและอุปกรณ์เครื่องจักรที่มี ต้องวิเคราะห์ถึงกระบวนการผลิตให้ดีว่ามีช่วงเวลาไหนที่สามารถตัดทิ้งได้หรือสามารถทำคู่ขนานกันไปได้เพื่อไม่ให้เกิดเป็นกระบวนการผลิตแบบคอขวดที่จะทำให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก ซึ่งหากกระชับเวลาเหล่านี้เข้ามาได้แล้วจะก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิตได้เต็มที่และผลที่ตามมาก็คือต้นทุนที่น้อยลง เวลาที่น้อยลง และสินค้าที่มีคุณภาพที่มากขึ้น

โดย Toyota นั้นถือเป็นองค์กรที่ริเริ่มแคมเปญลดเวลาการตั้งเครื่อง (Setup Time) มาตั้งแต่ปี 1971 ซึ่งหลังจากพัฒนาแนวคิดที่ว่าอยู่ตลอดมาเป็นเวลา 5 ปีนั้น Toyota ก็สามารถลดเวลาในการเซ็ตอัพเครื่องลงมาได้จาก 1 ชั่วโมงเหลือเพียง 12 นาที ในขณะที่โรงงานผลิตฝั่งสหรัฐอเมริกานั้นต้องใช้เวลาถึง 6 ชั่วโมงในการดำเนินงานเดียวกัน หลังจากนั้น Toyota ก็ยังคงมุ่งพัฒนาระบบการลดการใช้เวลาตั้งเครื่องมาอย่างต่อนเนื่องจนในปัจจุบันจึงกลายเป็นชื่อกระบวนการที่ว่า “One Touch Setup” ที่ใช้เวลาทั้งหมดในการเซ็ตอัพเครื่องใหม่เหลือเพียงแค่ 1 นาทีเท่านั้น

3)   ระบบควบคุมคุณภาพในการผลิต

ในขณะที่องค์กรนั้นใช้ระบบ Just in Time เพื่อผลิตสินค้าในปริมาณน้อยในแต่ละครั้งแล้วนั้น นั่นหมายความว่าการผลิตในรูปแบบนี้จะไม่มีพื้นที่สำหรับความผิดพลาดหรือคุณภาพที่น้อยลงอย่างแน่นอน ซึ่งการที่จะทำให้ไม่เกิดเหตุการณ์เหล่านี้ได้ก็คือต้องอาศัยการควบคุมดูแลและบริหารคุณภาพอย่างเป็นระบบและสร้างมาตรฐานที่เราเรียกกัน Acceptable Quality Level (AQL) หรือก็คือระดับของคุณภาพที่เรารับได้นั่นเอง ซึ่งคุณภาพนั้นจะต้องตรวจสอบกันตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อเข้ามา ก็ต้องผลิตให้ถูกต้องตรงตามสเปคและตามจำนวนที่ลูกค้าสั่งไว้ ไปจนถึงการขนส่งก็ต้องไปให้ตรงตามเวลาและถึงที่หมายโดยที่ไม่สินค้าเสียหาย หากมีข้อผิดพลาดใดๆ ก็ต้องรีบดำเนินการแก้ไขในส่วนนั้นๆ อย่างเร่งด่วนและพัฒนามาตรฐานเดิมที่มีให้ดีขึ้นไปด้วยจนเกิดเป็นศัพท์ Zero Defect ที่ชาวญี่ปุ่นยึดถือในการทำระบบ Just in Time มาโดยตลอด

ซึ่งการควบคุมคุณภาพให้เกิดเป็น Zero Defect อาจไม่ใช่เรื่องที่สามารถทำให้สำเร็จกันได้แค่เพียงชั่วข้ามคืน แต่ต้องมีการพัฒนาคุณภาพขึ้นไปเรื่อยๆ โดยแนวคิดหนึ่งในการควบคุมคุณภาพการผลิตอย่างยั่งยืนก็คือการสร้างวัฒนธรรมให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมและยึดถือในหลักคุณภาพของการผลิตไม่ใช่แค่ดำเนินการตามแผนอย่างเดียว หากมองเห็นว่าระดับคุณภาพการผลิตสามารถพัฒนาได้อีกหรือมองเห็นวิธีลดปัญหาจากการดำเนินงานได้ก็ต้องช่วยกันเสนอให้คำแนะนำและช่วยกันปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นไปอีกอย่างสม่ำเสมอจนกระทั่งถึงเป้าหมาย Zero Defect ตามที่ได้ตั้งไว้

4)   ระบบการบำรุงและรับมือกับปัญหาเครื่องจักร

เนื่องจากโรงงานผลิตเกือบทั้งหมดนั้นต้องอาศัยเครื่องจักรมาเป็นปัจจัยหลักการผลิต หากวันใดที่เครื่องจักรเหล่านี้เกิดปัญหาขัดข้อง หรือทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพโดยที่เราไม่ทันคาดคิดแล้วล่ะก็ แน่นอนว่าย่อมเกิดปัญหาต่างๆ ตามมาอย่างแน่นอน ทั้งการผลิตที่ล่าช้าเกินกว่ากำหนด คุณภาพของสินค้าที่ได้ต่ำกว่ามาตรฐาน และยังอาจส่งผลไปถึงความสบายใจของพนักงานในการทำงานที่ลดลงจากการที่ ต้องหวาดระแวงเรื่องความปลอดภัยในการใช้เครื่องจักรที่มีสภาพไม่สมบูรณ์อีกด้วย ดังนั้นหลายๆ องค์กรที่นำแนวคิดของ Just in Time มาใช้จึงควรที่จะมีระบบการบำรุงรักษาเครื่องจักรเหล่านี้เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามได้

ซึ่งโดยทั่วไปแล้วระบบการบำรุงรักษาเครื่องจักรนั้นก็จะมีการดูข้อมูลและประวัติของเครื่องจักรว่ามีการใช้งานหนักมากน้อยแค่ไหน มีอายุการใช้มานานเท่าไร มีการซ่อมบำรุงบ่อยไหม และอื่นๆ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ว่าเครื่องจักรมีโอกาสที่จะทำงานผิดปกติหรือเสื่อมสภาพเมื่อไร จะได้เตรียมหาเครื่องมาทดแทนไว้ และทั้งนี้การดำเนินการซ่อมบำรุงก่อนที่เครื่องจักรจะชำรุดเสียหายนั้นนอกจากจะดูข้อมูลและประวัติแล้ว ยังจะต้องมีการหมั่นตรวจเช็คสภาพอยู่บ่อยครั้ง รวมถึงเฝ้าดูการใช้งานของพนักงานด้วยว่ามีการใช้งานอย่างถูกวิธีหรือไม่ มีการทำความสะอาดและเปลี่ยนอะไหล่เมื่อครบกำหนดตามวิธีที่คู่มือกำหนดไว้หรือยัง รวมถึงให้พนักงานแจ้งให้คอยแจ้งเมื่อพบเห็นเครื่องจักรทำงานผิดปกติด้วยจะได้เข้าดำเนินการป้องกันและแก้ไขทัน

• • •

โดยสรุปแล้วในปัจจุบันก็มีหลายองค์กรที่นำระบบ Just in Time มาปรับใช้กันอย่างแพร่หลาย แม้ว่าหลายๆ แห่งนั้นจะไม่ได้นำไปใช้เต็มทุกรูปแบบ แต่เป็นการนำไปใช้แค่บางส่วนเท่านั้น ถึงอย่างไรก็ตามส่วนมากนั้นก็มีจุดประสงค์เดียวกันซึ่งก็คือ การลดภาระในคลังสินค้าให้ได้น้อยที่สุดหรือไม่มีเลย การเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตให้เกิดคุณภาพที่น่าพึงพอใจ รวมไปถึงความน่าเชื่อถือในการส่งมอบที่ตรงเวลาและให้ลูกค้าได้สินค้าถูกต้องตามที่สั่งไว้ ซึ่งหัวใจสำคัญของระบบ Just in Time ก็ยังคงเป็นการมุ่งพัฒนาอย่างไม่หยุดอย่างต่อเนื่องเพื่อหาแนวทางในการผลิตที่ดียิ่งขึ้นไปอีก โดยการตัดส่วนที่ไม่จำเป็นต่อการดำเนินงาน หรือส่วนที่เสียทรัพยากรทั้งบุคคล เวลา และวัตถุดิบออกไปให้ได้มากที่สุด ในทางกลับกันก็ต้องเพิ่มกระบวนการที่จะทำให้สินค้ามีคุณภาพมากยิ่งขึ้น และระบบขนส่งที่ดีขึ้นไปอีกด้วย

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์