สร้างองค์กรคุณภาพด้วยหลักการทำงานทีละอย่าง

“The brain is a lot like a computer. You may have several screens open on your desktop, but you’re able to think about only one at a time.” ~ William Stixrud, PhD, Neuropsychologist, photo belongs to mp.schned

ลองนึกภาพเราต้องเขียนรายงานสรุปส่งผู้บริหารทุกเช้า แต่พอทำไปสักพักก็นึกขึ้นมาได้ว่ายังมีงานที่ยังทำไม่เสร็จมาตั้งแต่เมื่อวานจึงเปิดไฟล์ขึ้นมาดูเสียหน่อย ไม่ทันไรก็ผละไปเปิดเว็บไซต์ดูราคาหุ้น และยังเปิดงานชิ้นใหม่ขึ้นมาทำ จนกระทั่งนึกขึ้นได้ว่างานที่ทำตั้งแต่ตอนแรกยังไม่เสร็จดี ซึ่งการทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน หรือแม้แต่ทำงานต่างๆ สลับกันไปมาโดยไม่ตั้งเป้าหมายและกำหนดระยะเวลาในการทำงานให้ชัดเจนเช่นนี้ ก็มักจะทำให้งานแต่ละชิ้นไม่สำเร็จตามเวลา หรือหากสำเร็จก็อาจจะได้งานไม่ดีตามเป้าที่วางไว้ ทั้งยังกินเวลารวมถึงทรัพยากรในการทำงานเกินกว่าความจำเป็นด้วย

ในฐานะเจ้าของกิจการ ซึ่งมองเห็นผลเสียของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเช่นนี้ จึงอาจลองพิจารณาทางเลือกในการปลูกฝังวัฒนธรรมการทำงานทีละอย่างให้พนักงานทำจนเป็นนิสัยเพื่อให้ส่งผลดีต่อบุคลากรและองค์กรในภาพรวมโดยการเริ่มต้นจากหลักง่ายๆ ต่อไปนี้

1. กำหนดเวลาการประชุมชัดเจน งดมือถือและแลปท้อป

เคยรู้สึกไหมว่าการประชุมหลายๆ ครั้งใช้เวลานานมาก แต่การระดมสมองในครั้งนั้นกลับไม่ได้ช่วยให้ทีมรวบรวมความคิดหรือการแก้ปัญหาใหม่ๆ ได้คุ้มค่าเวลาที่เสียไป ฉะนั้นหากเวลาไม่ได้ผันตามปริมาณประโยชน์ที่เราได้รับ ก็ควรปรับลดเวลาการประชุมลง เริ่มแรกอาจลองลดจากเดิม 10% ของเวลาที่ใช้ประชุมทั้งหมด โดยกำหนดช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน วิธีนี้จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมตระหนักว่าเวลามีจำกัด และเลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญและจำเป็นเท่านั้นมานำเสอ โดยตัดเรื่องที่นอกประเด็นหรือไม่จำเป็นออกไป และยังช่วยให้ผู้เข้าประชุมมีเวลาทบทวนเรื่องในที่ประชุมมากขึ้น หลังการประชุมสิ้นสุดลง

ขณะเดียวกัน แม้ว่าโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์จะกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การพกอุปกรณ์ 2 อย่างนี้เข้าห้องประชุมก็ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถทำกิจกรรมอื่นไปพร้อมกันด้วยได้ ซึ่งย่อมส่งผลให้ความสนใจของผู้ประชุมนั้นถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ และไม่สามารถพุ่งความสนใจไปที่การประชุมได้เท่าที่ควร สารหรือข้อความที่ควรได้รับก็กลับส่งถึงผู้ฟังได้ไม่เต็มที่ ดังนั้นผู้บริหารควรกำหนดให้ผู้เข้าร่วมการประชุมงดพกอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เข้าห้องประชุม หรือหากให้นำเข้ามาได้ ก็ควรสร้างข้อตกลงร่วมกันให้งดใช้อุปกรณ์เหล่านั้นชั่วคราวในระหว่างการประชุม เพื่อทำให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

2. เลิกบังคับให้ลูกน้องตื่นตัวอยู่ตลอดเวลา

การตื่นตัวเป็นสิ่งที่ดี แต่ไม่ดีแน่ถ้าต้องตื่นตัวอยู่ตลอดเวลา เพราะนั่นแปลว่าเราต้องให้ความสำคัญกับทุกๆ อย่างในสัดส่วนความสนใจที่เข้มข้นเท่าๆ กัน และในหลายครั้งก็ต้องเพ่งความสนใจทุกเรื่องไปในเวลาเดียวกันด้วย ซึ่งในความเป็นจริงงานต่างๆ มีลำดับความสำคัญหรือความเร่งด่วนไม่เท่ากัน ดังนั้นเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน หัวหน้างานอาจต้องให้คำแนะนำลูกน้องในการจัดลำดับความสำคัญงานบ้าง งานใดสำคัญและเร่งด่วนต้องลงมือทำทันที งานสำคัญแต่ยังรอได้อาจจะจัดให้อยู่หลังงานที่อาจไม่สำคัญเท่าแต่เร่งด่วนกว่า หรืองานใดไม่สำคัญไม่เร่งด่วนก็ควรจัดกลุ่มไว้รอทำในช่วงที่มีเวลาว่างมากพอ การช่วยลูกน้องจัดระเบียบความสำคัญของงานเช่นนี้ จะช่วยให้เขาสามารถ เพ่งความสนใจไว้ให้กับงานที่สำคัญเป็นลำดับแรกและทุ่มให้กับสิ่งนั้นอย่างเต็มที่

3. ให้รางวัลลูกน้องด้วย “ช่วงเวลาฟื้นฟูจิตใจ”

เป็นเรื่องธรรมดาที่ในระหว่างการทำงานเราจะรู้สึกสมองล้าและคิดอะไรไม่ค่อยออกไปช่วงขณะหนึ่ง จึงเป็นเรื่องจำเป็นที่องค์กรควรกำหนดกรอบช่วงเวลาพักเพิ่มเติมนอกเหนือจากพักทานอาหารกลางวัน เพื่อให้สมองได้หยุดคิดเรื่องงานและได้ฟื้นฟู ร่างกายและจิตใจได้ผ่อนคลาย แต่ช่วงเวลาพักผ่อนนี้จะต้องกำหนดกฎสักหน่อยว่าควรเลี่ยงกิจกรรมที่ยังต้องอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ เช่นการอนุญาตให้เข้าเว็บสังคมออนไลน์ เพราะตราบใดที่คอมพิวเตอร์ยังอยู่ตรงหน้า ก็แปลว่าลูกน้องมีโอกาสสูงที่จะยังคงพะวงกับงาน และไม่สามารถพักผ่อนได้อย่างเต็มที่

ดังนั้นถ้าพูดถึงสมัยนี้ กิจกรรมฟื้นฟูที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือการปล่อยให้งีบช่วงสั้นๆ ถ้าอยากให้เป็นกิจจะลักษณะขึ้นก็อาจจัดห้องให้สามารถเอนหลังหรือแม้แต่นอนพักโดยมีอุปกรณ์พร้อม เหตุผลที่สนับสนุนกิจกรรมนี้ก็คือ เรามีเวลาน้อยกว่าคนรุ่นก่อนจากปัญหารถติด โหมงานมากขึ้น ส่งผลให้เวลาพักผ่อนที่แท้จริงน้อยลง ผนวกกับอายุที่มากขึ้นก็ทำให้ร่างกายเหนื่อยง่ายกว่าเดิม ซึ่งการให้พนักงานพักผ่อนด้วยวิธีนี้ก็ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานทางอ้อมด้วย เพราะการงีบหลับเป็นช่วงเวลาสั้นๆ สัก 15-20 นาทีจะช่วยให้สมองปลอดโปร่งและช่วยให้ทำงานได้เต็มที่มากยิ่งขึ้น

4. ส่งเสริมการวางแผนการทำงาน - ขจัดปัญหา ”งานด่วน”

การวางแผนการทำงานอย่างมีระบบแบบแผนที่ดีจะช่วยลดโอกาสการเกิดงานด่วนตลอดเวลาลงได้ ส่งผลให้พนักงานเครียดน้อยลง เริ่มต้นจากการให้พนักงานกำหนดระยะเวลางานประจำแต่ละชิ้นให้่ชัดเจน ได้แก่ระยะเวลาที่ใช้ทำงานชิ้นนั้น เวลาที่เริ่มและสิ้นสุด การกำหนดกรอบเวลาจะทำให้เรารู้ว่า เมื่อคำนวนจากงานทั้งหมดแล้วยังมีเวลาเหลือที่จะทำงานอื่นๆ หรือไม่ หากลูกน้องมีงานด่วนเข้าสม่ำเสมอจนแทบไม่มีเวลาทำงานประจำในส่วนของตนเลย ก็ควรหาทางช่วยเหลือแก้ไขปัญหาเป็นรายบุคคลไป ขณะเดียวกันสำหรับคนที่มีเวลาเหลือเราอาจพิจารณาให้เขาช่วยแบ่งเบาคนที่มีงานล้นมือได้ เป็นต้น

• • •

อันที่จริงในมุมมองของผู้ประกอบการหรือหัวหน้างานก็คงอยากให้พนักงานในองค์กรทำงานออกมาได้มากที่สุดในระยะเวลาที่จำกัด แต่หากว่าการมอบหมายงานอย่างไม่มีระบบจนพนักงานเกิดภาวะงานล้นมือและไม่สามารถจัดการสิ่งต่างๆ ได้ดีเท่าที่ควร ผลสุดท้ายความเสียหายก็อาจกระทบไปทั้งองค์กรได้ การบริหารงานโดยอิงกับหลักการทำงานทีละอย่าง นอกจากจะช่วยจัดระบบการทำงานให้เป็นระเบียบเพื่อชิ้นงานที่ดีขึ้น ยังช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์