4 เทคนิคบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

This is the key to time management - to see the value of every moment. ~Menachem Mendel Schneerson, photo belongs to Moyan Brenn
ประสิทธิภาพของการบริหารเวลาในแต่ละองค์กรนั้นถือเป็นเรื่องใหญ่ ที่สามารถชี้วัดตัดสินความสำเร็จของธุรกิจได้เลยทีเดียว

ในโลกของความเป็นจริงทุกคนมีเวลาในหนึ่งวันเท่ากันนั่นก็คือ 24 ชั่วโมง แต่ทว่าในทางธุรกิจแล้วเวลาของทุกคนกลับมีคุณค่าไม่เท่ากัน เนื่องจากประสิทธิภาพของการบริหารเวลาในแต่ละองค์กรนั้นถือเป็นเรื่องใหญ่ ที่สามารถชี้วัดตัดสินความสำเร็จของธุรกิจได้เลยทีเดียว ดังนั้นการเรียนรู้เรื่องการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนต้องเรียนรู้ ตั้งแต่ระดับผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้นไปจนถึงผู้บริหารในตำแหน่งสูงๆ เพื่อให้เกิดความได้เปรียบและอยู่รอดได้ในโลกของธุรกิจในปัจจุบัน และนี่คือ 4 เทคนิคที่จะช่วยให้เราใช้เวลาที่มีอยู่ 24 ชั่วโมงที่เท่ากันนั้นให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

1. เลือกเป้าหมายที่สำคัญที่สุดในแต่ละสัปดาห์

หากมีเวลาจำกัดก็ควรเลือกทำเป้าหมายที่มีความสำคัญและเกิดประโยชน์มากที่สุด ก่อนแล้วค่อยใช้เวลาในส่วนเหลือในการเคลียร์งานลำดับถัดๆ มา

เคยไหมที่บางทีก็มีงานเข้ามาเยอะมากเสียจนไม่รู้จะเลือกทำชิ้นไหนก่อนดี และสุดท้ายก็ทำงานไม่เสร็จดีสักชิ้น แถมอาจจะยังอาจเกิดความผิดพลาดในงานชิ้นสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินงานของบริษัทจนเกิดเป็นความเสียหายร้ายแรง ดังนั้นการเรียงลำดับความสำคัญของงานถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง การฝึกฝนตั้งเป้าหมายสูงสุดในแต่ละสัปดาห์จะช่วยให้เราใช้พลังงานและเวลาได้คุ้มค่ากับสิ่งที่จำเป็นต่องานของเราจริงๆ เป็นอันดับแรก ซึ่งถ้าหากมีเวลาจำกัดก็ควรเลือกทำเป้าหมายที่มีความสำคัญและเกิดประโยชน์มากที่สุด ก่อนแล้วค่อยใช้เวลาในส่วนเหลือในการเคลียร์งานลำดับถัดๆ มา

โดยจากทฤษฎีการบริหารเวลาหรือที่เรียกว่า Time Management Priority ได้บอกไว้ว่าในงานแต่ละประเภทและแต่ละชิ้นนั้นจะใช้เวลาในการทำไม่เท่ากัน และผลลัพธ์ที่ได้จากงานก็แตกต่างกันออกไปด้วย ดังนั้นเราจึงควรวิเคราะห์ให้ดีว่างานชิ้นใดที่ใช้เวลาทำน้อยแต่ได้ผลตอบแทนที่เยอะกว่าก็ควรเลือกที่จะทำสิ่งนั้นก่อนเป็นอันดับแรกสุด

2. หยุดสิ้นเปลืองเวลาไปกับอีเมล

สิ่งแรกที่ต้องทำในตอนเช้าคือตรวจสอบกล่องขาเข้าแบบผ่านๆ และมองหาเฉพาะรายชื่อกับหัวข้อที่สำคัญแล้วจัดการงานส่วนนั้นให้เรียบร้อยเป็นอันดับแรก

แน่นอนว่าคนทำงานเกือบทุกคนใช้อีเมลในการอัพเดทข่าวสารหรือติดต่อกับลูกค้า แต่การที่ต้องมานั่งเช็คอีเมลทั้งวันถือเป็นสิ่งที่ผลาญเวลาอันมีค่าของเราไปมาก สำหรับผู้ที่ต้องคลุกคลีอยู่กับอีเมลแทบจะตลอดเวลาโดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องมีการติดต่อกับลูกค้าตลอดเวลาอาจจะลองใช้วิธีดังต่อไปนี้ในการบริหารจัดการกับอีเมล

สิ่งแรกที่ต้องทำในตอนเช้าคือลองตรวจสอบกล่องขาเข้าแบบผ่านๆ และมองหาเฉพาะรายชื่อกับหัวข้อที่สำคัญแล้วจัดการงานส่วนนั้นให้เรียบร้อยเป็นอันดับแรก ส่วนตอนกลางวันนั้นให้ลองเช็คความคืบหน้าหรือตอบกลับอีเมลที่เราสนใจในช่วงเช้า และในช่วงก่อนนอนถ้ายังพอมีเวลาก็ค่อยไปอ่านอีเมลที่มีลำดับความสำคัญน้อยลงมา ด้วยวิธีนี้จะทำให้เราเสียเวลาไปกับอีเมลได้น้อยลงกว่าเดิมโดยเหลือเพียง 3 ครั้งต่อวันเท่านั้น

บางทีการตอบกลับอีเมลไปอย่างช้าๆ ก็อาจจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ที่จริงกล่าวเช่นนี้อาจฟังดูแย่ แต่ทว่าบางครั้งการตอบสนองต่ออีเมลขอความช่วยเหลือรวดเร็วเกินไปอย่างสม่ำเสมอก็ทำให้ลูกค้าหรือผู้ร่วมงานเกิดความเคยชินในการขอความช่วยเหลือจากเราตลอดเวลา จนอาจทำให้ขาดความพยายามที่จะลองแก้ปัญหาด้วยตัวเองก่อน โดยจากประสบการณ์ส่วนใหญ่พบว่าเมื่อเราตอบอีเมลช้าลงหรือแม้แต่ไม่ตอบอีเมลที่ขอความช่วยเหลือง่ายๆ คนส่วนมากก็จะไปหาหนทางแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง ซึ่งถ้าเราคอยแต่จะตอบกลับอย่างรวดเร็ว พวกเขาก็จะยิ่งขี้เกียจที่จะได้ทดลองแก้เองดูก่อน

3. หลีกเลี่ยงการนัดพบบ้าง

ถ้าหากไม่มีประเด็นที่ต้องหารือสำคัญมากนัก การปฏิเสธการนัดพบก็อาจจะช่วยให้เรามีเวลาในการทำงานสำคัญๆ มากกว่า

การนัดพบกับลูกค้าหรือคู่ค้าถือเป็นเรื่องดีในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์ แต่บางทีก็มีผลเสียมากกว่าผลดี เพราะการนัดพบสักครั้งนั้นบางทีก็ทำให้เราเสียเวลาไปเป็นวันๆ ไปกับการเดินทางและรอคอย ซึ่งบางครั้งการนัดพบนั้นๆ ก็อาจไม่ได้มีความสำคัญหรือส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจทางธุรกิจมากสักเท่าไหร่นัก ดังนั้นถ้าหากไม่มีประเด็นที่ต้องหารือสำคัญมากนัก การปฏิเสธการนัดพบก็อาจจะช่วยให้เรามีเวลาในการทำงานสำคัญๆ มากกว่า และค่อยรับนัดเมื่อมีเรื่องสำคัญต้องคุยหรือเมื่อความสัมพันธ์กับคู่ค้าเริ่มห่างไกลเกินไปแล้วเท่านั้น

แต่ถ้าเลี่ยงไม่ได้จริงๆ เราก็ควรจะเลือกเฉพาะการนัดที่สำคัญเท่านั้น หลายๆ คนอาจมีการนัดพบแบบไม่มีเป้าหมายหรือหัวข้อที่แน่ชัด บางครั้งอาจเป็นแค่เพียงการพูดคุยกันตามร้านกาแฟซี่งสุดท้ายแทบไม่ได้เกิดประโยชน์มากนัก ดังนั้นก่อนที่จะรับนัดเราควรมีจุดมุ่งหมายที่ค่อนข้างชัดเจน และควรตอบโจทย์ได้ว่าการนัดพบนั้นจะเกิดประโยชน์อย่างไรกับตัวเราและองค์กรบ้าง

4. รู้ขีดจำกัดของตัวเอง

การกำหนดระยะเวลาในการทำงานแยกออกจากเวลาพักผ่อนอย่างชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้สามารถทำงานเต็มที่ได้ในเวลางาน และได้พักผ่อนเต็มที่เพื่อฟื้นฟูพลังงานขึ้นมาใหม่

ผู้คนส่วนมากจะมีระดับขีดจำกัดความสามารถที่สามารถทำงานชิ้นหนึ่งๆ อยู่ อย่างเช่นบางคนอาจสามารถทำงานโปรเจ็คท์หนึ่งให้เสร็จทั้งหมดภายในเวลา 55 ชั่วโมง ในขณะที่อีกคนอาจทำเสร็จใน 80 ชั่วโมงก็เป็นได้ ซึ่งการประเมินความสามารถของตนเองว่าจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานชิ้นหนึ่งก็จะช่วยให้สามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีระบบและใกล้เคียงความจริงมากขึ้น ซึ่งก็จะช่วยให้สามารถประสานงานกับแผนกหรือผู้ร่วมงานได้ดีขึ้นเพื่องานที่มีประสิทธิภาพขึ้นด้วย

นอกจากนี้คนส่วนมากจะสามารถทำงานติดต่อกันใน 1 วันได้เป็นช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น ซึ่งโดยส่วนใหญ่อยู่ที่ประมาณ 7-8 ชั่วโมงต่อวัน การทำงานล่วงเวลาอาจทำให้ได้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควรเพราะอาจเริ่มสูญเสียสมาธิจากความเหนื่อยล้าแล้วก็ได้ ดังนั้นการกำหนดระยะเวลาในการทำงานแยกออกจากเวลาพักผ่อนอย่างชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้สามารถทำงานเต็มที่ได้ในเวลางาน และได้พักผ่อนเต็มที่เพื่อฟื้นฟูพลังงานขึ้นมาใหม่ อีกทั้งการออกกำลังกาย การนอนหลับ และการพักผ่อนก็ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการฟื้นฟูพลังงานที่จะใช้ในการสร้างสรรค์ผลงานออกมา ดังนั้นเราควรจะมั่นใจว่าเรารู้ขีดความสามารถของตัวเองและคนในทีมของตัวเองเป็นอย่างดีและให้ความสำคัญกับการพักผ่อนให้มากๆ อีกด้วย

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์