3 รูปแบบของการสนทนาที่ไม่ดี

"Wisdom is the reward you get for a lifetime of listening when you'd have preferred to talk." - Doug Larson, photo belongs to Brian Smithson (Old Geordie)
การสร้างบรรยากาศของการสนทนาที่ดีนั้นส่งเสริมทั้งบรรยากาศในการทำงาน ช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้น และยังสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงานระหว่างกันให้มีการยอมรับซึ่งกันและกันในงานซึ่งส่งผลดีต่อทีมงานโดยรวมไปด้วยพร้อมๆ กัน

การสนทนา การระดมไอเดีย และการประชุม เป็นทั้งการเปิดรับข้อมูลความรู้ต่างๆ ซึ่งอาจทำให้เราได้ข้อมูลสำคัญหรือไอเดียดีๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ไม่เว้นแม้แต่การรับฟังทีมของเรา ทักษะในการสนทนาทั้งพูดและฟังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญ

แต่ในวัฒนธรรมการบริหารตามปรกติ หัวหน้างานเรามีแนวโน้มจะได้พูดมากกว่าฟัง โดยอาชีพก็เลยมีมุมที่น่าเห็นใจอยู่บ้างตรงที่ทักษะในการฟังของเราอาจจะได้ใช้น้อยกว่าโดยปริยาย

ลองดูจากบทความที่เราสรุปเป็นกลุ่มเล็กๆ ว่าตัวเราเองเข้าข่ายเป็นผู้ร่วมการสนทนาประเภทใดใน 3 กลุ่มนี้หรือไม่ อะไรเป็นสิ่งปิดกั้นเราจากการได้ประโยชน์จากการรับฟังข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งอาจช่วยให้เราปรับความสามารถในการฟังของเราให้เยี่ยมยอดขึ้นได้

1. คอยชี้นำ หรือคอยขวางลำ

ขณะประชุมคนกลุ่มนี้จะเชื่อมั่นและยึดถือว่าความคิดของตนเป็นหลัก จึงมักมีประเด็นให้ถามกลับได้แทบในทุกมุมขณะฟัง สิ่งที่เกิดจึงมักเป็นการแทรกจังหวะผู้อื่นขณะกำลังกำลังพูดอยู่เมื่อพบว่ามีประเด็นที่แย้งได้ พร้อมๆ กับความคิดของตนออกไปด้วย ประโยคที่คนกลุ่มนี้มักใช้มักจะเริ่มด้วย “จะบอกให้นะว่าผมคิดอย่างไรกับแนวคิดนี้” “มันควรจะเป็นแบบ...ใช่ไหม?”  ซึ่งความจริงแล้วคนกลุ่มนี้ก็มีข้อดีตรงที่เราต้องถือว่าเขาตั้งใจฟังเรื่องราวเป็นอย่างมาก เพราะจะสามารถบอกได้ว่าผู้พูดเล่าสิ่งใดไปบ้าง และเสนอประเด็นการมองต่างมุมได้

อีกลักษณะที่คล้ายกับบรรดานักชี้นำคือนักขวางลำ ข้อแตกต่างก็คือขณะที่นักชี้นำจะไม่ได้ตบท้ายด้วยเหตุผลของตนในการโต้แย้ง แต่จะแค่มีคำถามหรือข้อกังขาในขณะฟังอยู่เสมอ

หากเรามองในมุมของผู้ที่กำลังพูดอยู่ ความสนใจในลักษณะนี้น่าจะทำให้สิ่งที่กำลังเสนอสะดุดกลางทางเสมอ หากมีนักฟังลักษณะนี้อยู่ระหว่างการประชุมทีมเพื่อระดมไอเดีย เราอาจพลาดข้อมูลดีๆ หรือไอเดียแปลกใหม่ไปอย่างน่าเสียดายในบางครั้ง เพราะการขัดจังหวะในแต่ละครั้งนั้นก็ทำให้ทีมดำเนินการประชุมต่อได้ไม่ต่อเนื่องอย่างที่ควรจะเป็น

อันที่จริงนักชี้นำและนักขวางลำนั้นจัดอยู่ในข่ายนักคิดที่รวดเร็ว และต้องการจะส่งความคิดของตนออกไปเร็วๆ ให้มากที่สุดตามความเร็วในการคิดของพวกเขา ดังนั้นในการระดมไอเดีย ถ้าเราสามารถส่งผ่านความคิดออกไปได้ในจังหวะที่ถูกต้องโดยไม่ขัดจังหวะใครเลยก็จะดีที่สุด

เราอาจะเริ่มจากการนำกระดาษจดเข้าไปด้วย และเมื่อพบประเด็นที่อยากค้านหรือมีไอเดียที่ดีกว่าเราก็จดเอาไว้ก่อน รอจนถึงลำดับการพูดของเรา จากนั้นจึงเล่าไอเดียทั้งหมดในคราวเดียว นอกจากนั้นยังเป็นไปได้ว่าสิ่งที่เราจดไว้เหล่านั้นอาจนำเราไปสู่ไอเดียที่ดีกว่าหลังจากการประมวลความคิดทั้งหมดแล้วก็เป็นได้

2. พรรณนา

ถ้าสามารถพูดเรื่องต่างๆ ได้อย่างยืดยาวจนค่อยมีช่องว่างให้คนอื่นแทรกได้ (และเรามักทำอย่างนั้นเพื่อไม่ให้คนแทรก) เราอาจจัดอยู่ในกลุ่มนี้

การถามเมื่อผู้พูดอธิบายจบแล้วนั้นมีประโยชน์มากกว่าในแง่ความตั้งใจฟัง

ตัวอย่างนี้เห็นได้ในการกล่าวปาฐกถาของผู้บรรยายที่เชี่ยวชาญบางท่าน หรือผู้นำเสนอประกอบพรีเซ็นเทชั่นมือใหม่ที่เตรียมสไลด์มาละเอียดทุกกระเบียดน้ิว จนจำเป็นต้องพูดทุกอย่างอย่างต่อเนื่องจนลืมเผื่อเวลาสำหรับการตอบคำถามให้กับผู้ฟัง

หลังจากการฟังอย่างยาวนานและกินเวลา กลายเป็นการสื่อสารทางเดียว และมักไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง หรือหากเป็นการนำเสนอทางแก้ปัญหา การนำเสนออย่างยืดยาวนั้นมักทำให้ข้อเท็จจริงหล่นหายไประหว่างทางเพราะมีสิ่งที่ต้องฟังมากเกินไป (และหลายครั้งแม้แต่การสรุปจบตอนท้ายก็ช่วยได้ไม่มากนัก)

ถ้าหากมองผิวเผินคนประเภทนี้อาจดูเหมือนผู้ที่มีความสามารถในการสื่อสารเป็นอย่างดี แต่เมื่อลองสังเกตดูดีๆ เราจะพบว่าที่เขาพูดอาจไม่ตรงประเด็นและอาจเป็นการเล่าเรื่องวนซ้ำไปซ้ำมาอีกด้วย... หรือจุดประสงค์หลักของผู้พูดก็เพื่อหลีกเลี่ยงจังหวะการแสดงความคิดเห็นอะไรที่ไปขัดแย้งกับความคิดเขานั่นเอง?

เป็นไปได้ว่าการเตรียมตัวก่อนพูด และการเข้าใจวัตถุประสงค์หรือประเด็นพูดของตัวเองให้ดีเสียก่อนนั้นจะช่วยได้มาก ช่วยทั้งผู้พูดที่ตรงไปที่ประเด็นได้อย่างมีประสิทธิผล และช่วยผู้ฟังในการประหยัดเวลาและพลังงานในการฟังไปด้วยพร้อมๆ กัน

3. นักแสดง (ว่าเข้าใจ)

อย่าให้มีอะไรมารบกวนการฟังของเรา ไม่ว่าจะเป็นมือถือ หรือสภาพแวดล้อมรอบตัวต่างๆ

บางคนอาจคิดว่าผู้ฟังที่นั่งฟังอย่างเงียบๆ คือผู้ฟังที่ดี แต่ในความเป็นจริงแล้วคงไม่แน่เสมอไป ซึ่งเราเองก็น่าจะมีประสบการณ์มาบ้าง ลองนึกถึงตอนที่คุยกับเจ้านาย ของเราโดยเราก็เร่ิ่มเล่าเรื่องของเราอย่างชาญฉลาดและน่าติดตาม ด้วยการสังเกตถึงปฏิกิริยาการพยักหน้าเบาๆ เหมือนรับรู้และหัวเราะเมื่อถึงจุดที่ควร แถมบางครั้งยังมีการช่วยเสริมและแสดงความคิดเห็นในสิ่งที่เรากำลังพูดด้วย ทั้งหมดนี้ก็อาจทำให้เราเผลอคิดไปเองว่าผู้ฟังมีความสนใจกับการตอบรับอันดีเช่นนี้ แต่หลังจากที่คุณออกจากห้อง เรากลับเริ่มรู้สึกว่าที่ผ่านมาเขาอาจไม่ได้สนใจเนื้อหาเลยแม้แต่น้อย หรือแม้ฟังแต่ก็ดูเหมือนจะไม่ได้เก็บอะไรกลับไปคิดต่อเลย  นี่ล่ะคือตัวอย่างของนัก (แสดงว่า) ฟังชั้นดีเลยทีเดียว

ปรับเปลี่ยนได้อย่างไรบ้าง

มีคนทั้ง 3 กลุ่มจะอยู่ในทุกการสนทนา แต่การจัดการให้บทสนทนาราบรื่นได้ดีขึ้นนั้นอาจต้องอาศัยการปรับทั้งวิธีการพูดและฟังไปพร้อมๆ กัน ไอเดียเหล่านี้อาจช่วยให้เราหาทางปรับให้การสนทนาต่างๆ ในองค์กรเกิดประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น

  • การเป็นผู้ฟังที่ดีนั้น หมายความว่าเราควรตั้งใจฟังจริงๆ และฟังอย่างเดียวโดยที่ไม่แทรกความคิดเห็นหรืออะไรระหว่างนั้น แม้เราจะมีความรู้หรือประสบการณ์มากกว่าก็ตาม เพราะหลายครั้งไอเดียที่ดีก็ต้องเริ่มจากการประมวลรายละเอียดปลีกย่อยหลากหลายด้านเสียก่อนเหมือนกัน
  • การถามเมื่อผู้พูดอธิบายจบแล้วนั้นมีประโยชน์มากกว่าในแง่ความตั้งใจฟัง เพราะผู้พูดโดยมากขณะอยู่ในหัวข้อที่ตนต้องพูดจะมีปัญหาในการสลัดความคิดออกจากหัวก่อนเพื่อรับฟังหรือประมวลคำตอบ ยิ่งถ้าเป็นกรณีที่เราหวังจะฝากคำถามเป็นเชิงให้กลับไปคิดต่อเพื่อพัฒนาไอเดีย การถามหรือฝากเป็นประเด็นในภายหลังนั้นช่วยให้ผู้ฟังมีสมาธิกับข้อมูลเหล่านั้นมากกว่าอย่างมีนัยสำคัญ
  • อย่าให้มีอะไรมารบกวนการฟังของเรา ไม่ว่าจะเป็นมือถือ หรือสภาพแวดล้อมรอบตัวต่างๆ ที่มักจะดึงดูดความสนใจไปจากผู้ฟังอยู่เสมอ บางทีการใช้เวลาเพียงครั้งเดียวเพื่อตั้งใจฟังอาจจะคุ้มค่ากว่าเมื่อเทียบกับการใช้สมาธิเพียงครึ่งเดียวแล้วอาจพลาดสาระสำคัญบางอย่างไป แล้วต้องกลับมาสอบถามอีกครั้งก็เป็นได้

• • •

การสร้างบรรยากาศของการสนทนาที่ดีนั้นส่งเสริมทั้งบรรยากาศในการทำงาน ช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้น และยังสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงานระหว่างกันให้มีการยอมรับซึ่งกันและกันในงานซึ่งส่งผลดีต่อทีมงานโดยรวมไปด้วยพร้อมๆ กัน การใส่ใจในรายละเอียดเหล่านี้ไม่ว่าจะลงมือทีเดียวหรือจะค่อยๆ พัฒนาศักยภาพของเราในด้านนี้ก็ถือว่าดีทั้งนั้นหากได้ลองลงมือทำ

Tag

About INCquity

สงวนลิขสิทธิ์โดย Infogination Co.,Ltd
พัฒนาเว็บไซต์โดย 7republic

ติดตามข่าวสาร ความรู้ คู่ธุรกิจ

อ่านสาระความรู้ กันได้ทุกสัปดาห์